Ideas prácticas para reducir costes

La competitivad está relacionada con la eficiencia y eficacia de los recursos humanos, la mejora continua en los procesos productivos, la integración a dichos procesos de nuevas tecnologías, la reducción de costos, establecer sistemas de aseguramiento de calidad, en general debe ser implementando todo aquello que permitiera mejorar la eficiencia, ser eficaces; pero sobre todo, tendientes a la reducción de los costos y a la generación de mayores márgenes de utilidad.

La reducción de costos en la empresa es el producto de diversas actividades que lleva a cabo la gerencia. Desgraciadamente en muchas empresas tratan de reducir los costos sólo mediante el recorte de gastos; encontrándose entre las acciones típicas el destitución de personal, la reestructuración y la disminución de proveedores. Este prototipo de actitudes provoca la interrupción del proceso de calidad y proporciona como resultado el deterioro de ésta. Pero actualmente los clientes exigen una mejor calidad a menor precio y una entrega puntual, lo cual puede también formularse como una más alta relación satisfacción (calidad + servicio) / precio.

La mejor forma de lograr de manera eficaz y eficiente reducir costos  es implantando el sistema de mejora continua,  no se trata de recortar costos, sino de gestionarlos. La gestión de costos implica supervisar los procesos de desarrollo, producción y venta de productos o servicios de buena calidad, al tiempo que trata de reducir los costos o mantenerlos a niveles objetivos.

La gestión de costes debe hacerse siempre, no sólo en tiempos de crisis

El estudio sobre Gestión de crisis, de Improven, subraya que “el 68% de las empresas la detectan y reaccionan muy tarde, cuando los resultados ya están resentidos y el margen de reacción es estrecho o inexistente”. Y esa detección tardía limita el abanico de opciones, “somete la empresa a una tensión extrema y obliga a tomar decisiones drásticas y poco planificadas”.

Medidas precipitadas

“Las áreas que más se trabajan son la reducción de personal (82%), el incremento de ventas (71%) y la disminución de gastos generales (65%), frente a otras medidas correctoras más adecuadas a medio plazo, como el cierre o la venta de unidades de negocio no rentables (32%) o la eliminación de clientes y productos no rentables (21% y 33%, respectivamente)”.

Estas soluciones, por sí solas, “no garantizan reconducir el negocio y sólo permiten rebajar los costes fijos, a todas luces insuficientes, por lo que es vital compaginarlas con otras medidas”.

Medidas exitosas y rentables

1.- “La venta y/o cierre de unidades ayuda a centrarse en las actividades que mayor valor aportan al mercado y son más rentables, reduciendo la dispersión del personal y maximizando los beneficios, mientras se abandonan aquellas que lastran los resultados y/o requieran excesivos esfuerzos”.

2.- “Eliminar productos no rentables, con malos ratios de ventas y un alto coste de mantenimiento de los catálogos y de los almacenes ayuda a las empresas a focalizarse en los productos más rentables, incrementando su venta y el nivel de servicio”.

3.- “Eliminar clientes no rentables (un 30% no lo es). El descontrol en la aplicación de precios, descuentos y rappels o, sobre el material de promoción, tienen gran impacto en la rentabilidad y convierten a muchos clientes en cuestionables. Se deben gestionar las ventas no sólo desde la facturación, sino desde la rentabilidad y el valor potencial del cliente”, dice el estudio.

Busca nuevos proveedores que den servicio a tus demandas. Fíjate en el precio y la calidad

Representan una parte muy importante de la cuenta de resultados de las empresas –dependiendo del sector, entre el 50 y el 80% de su facturación–. Según los expertos, reducir en este área es menos traumático y más rápido, potente y efectivo que, por ejemplo, eliminar personal.

Y así es. Como detalla Ferrán Baños, director técnico de la Asociación de Profesionales de Compras (Aerce), “un ahorro del 5% en los costes de compras supone un aumento del beneficio del 30%. Y un incremento del 5% de esos costes tiene el mismo impacto negativo sobre los beneficios y la rentabilidad de la empresa, es decir, rebaja los beneficios un 30%”.

Chequear los precios

Una pyme que quiera competir “tiene que estar chequeando permanentemente sus niveles de precios y renegociando con sus proveedores el material y el servicio”, señala José Fernández de Valderrama, director general de Fullstep, que recuerda que las pymes suelen tener, por costumbre, relaciones de confianza estables con sus proveedores. “Si tienes alguno que no está controlando y acotando lo suficientemente rápido sus costes, esos te los pasará a ti. Y tu obligación, en esos casos, es la de buscar y valorar si hay otras fuentes más económicas y eficientes de suministro que te permitan mantener el margen”.

Según el proveedor

Baños, de Aerce, puntualiza: “Es importante establecer relaciones a largo plazo para trabajar conjuntamente. En los casos en los que hay mucha competencia y el producto es estándar, no es tan necesario cerrar acuerdos a largo plazo. Y cuando son proveedores estratégicos para la empresa, con un coste elevado respecto al total o hay pocos proveedores, a la empresa le interesa más fijar acuerdos de colaboración a largo”.

Francisco Escanellas, director general de la consultora Expense Reduction Analysts, que consiguió que sus clientes ahorraran en 2007 una media del 19,7%, recomienda: “Analizar si los proveedores son los adecuados, es decir, ¿estoy comprando lo que necesito o lo que me venden? Analizar aspectos como si sus honorarios, la forma de pago, etc. son los idóneos. Hay clientes que, por estructura financiera, les interese pagar a 90, 60, 30 días… Estudiamos la fórmula para que nuestros clientes tengan un mejor servicio a un coste menor”.

Poner las normas

Fernández de Valderrama aconseja, antes de comprar, tener definidas –y por escrito– todas las especificaciones de calidad (nivel de servicio), logística (forma de entrega), financieras (medio de pago y penalizaciones), administrativas (pedidos, facturas, albaranes…). Después, “pide ofertas a todo proveedor que sea capaz de darte el servicio que necesitas. Con nuestros clientes manejamos entre 30 y 40 ofertas y eso no se puede hacer sin un sistema tecnológico como el nuestro, que obliga a los proveedores a ofertar de la misma manera. Así, todas las ofertas son comparables”. Una vez que las tienes todas, “analiza el precio y al proveedor (calidad, experiencia, estructura financiera, histórico, etc)”.

Este directivo considera que comprar bien es hacerlo entre un 5 y un 10% mejor que el resto. “Imagina una empresa que vende 100, gasta en compras 60 y, tras otros costes (personal, amortizaciones…), al final, gana 10. Si mejoramos un 10% ese 60 de compras, conseguimos pasar a la cuenta de resultados de 10 a 16, que es lo mismo que incrementar un 60% el margen”.

Gestión de las existencias

¿Cuál es el stock idóneo que debe tener una empresa para dar el mejor servicio y evitar gastos innecesarios? Las ventas perdidas por rotura de stock, los costes por tener existencias en exceso o una mala gestión de los imprevistos se pueden evitar. Y todo eso son beneficios que van a parar a tu empresa.

Optimizar el inventario del almacén ahorra dinero que se puede destinar a otras tareas.

Venta perdida por rotura de stock

“Hay empresas que tienen mucho depósito de unas referencias y le faltan de otras (rotura de stock). En este segundo caso, parte de la demanda que te llegue la pierdes, porque no podrás atenderla y se irán a tu competencia”, explica Josè Presencia, director de ToolsGroup.

Gastos por exceso de stock

“El coste de propiedad del stock no es sólo el financiero, sino también el del espacio que ocupa, que se quede obsoleto, se pierda o rompa, su manipulado,… Así, si el coste financiero es, por ejemplo, el 7%, el coste real de ese exceso es como mínimo del 15%. Una reducción de ese inmovilizado tiene un efecto directo a caja (si desinvierto 1.000 euros de stock, van a caja) y otro a la cuenta de resultados (si reduzco 1.000 el inmovilizado, el 15%, como mínimo, es beneficio, al ser un gasto menos)”.

Gestión de las facturas

Tener un plan eficiente de compras permite, entre otras cosas, que se generen facturas innecesarias. Y cada nueva factura es un gasto de papel y un aplazamiento en el pago o cobro del producto y/o servicio. La factura electrónica es una solución que ahorra y agiliza la liquidez.

Establece límites en el servicio telefónico, negocia las licencias de software, prueba el renting…

Ahorra en telecomunicaciones

Ésta es otra de las áreas de actividad que más gastos comporta dentro de la estructura de una empresa. Telefonía fija y móvil, hardware, software, redes inalámbricas, impresión y digitalización de documentos… Un mal uso de estas tecnologías incrementa de forma considera los gastos.

Controla los sistemas de climatización e iluminación, así como el de los equipos

Ahorra desde la eficiencia energética

Se pueden obtener ahorros de hasta el 40% en la factura energética, siempre y cuando las empresas estén dispuestas a invertir previamente en recursos tecnológicos y dinero…, eso sí, que rentabilizarán –según los expertos– a medio plazo.

Las empresas pueden ahorrar al auditar su uso de servicios públicos. Las compañías de servicios pueden ofrecer auditorías energéticas gratuitas . Incluso sin una auditoría de energía , puede ahorrar siguiendo reglas simples. Vuelva a colocar las luces fluorescentes por lámparas de bajo consumo ; apague terminales de ordenador por la noche excepto los que deben correr para el procesamiento por lotes de la noche o razones similares y todos los termostatos en los temporizadores.

Centrarse en los productos y servicios rentables

Uno de los primeros lugares para comenzar las oportunidades de reducción de costes es mediante la revisión del margen de beneficio de los productos o servicios que usted ofrece . Determinar cuáles de sus productos o servicios que están trayendo los beneficios más altos . Concentre sus esfuerzos en los productos o servicios que son los más rentables y cortar los productos o servicios que no están regresando lo más alto un beneficio para su negocio.

Seguimiento del gasto

Si no sabe dónde está el dinero para el negocio va entonces usted no puede estar al tanto de las áreas donde se puede recortar o detener el gasto. Asegúrese de que todos los gastos de la empresa se ​​realiza un seguimiento . Ya sea que usted escriba en todo el dinero que sale de los negocios en un cuaderno o actualizar una hoja de cálculo o utilizar un proceso más sofisticado como el software de contabilidad, revisar cada uno de los gastos para ver donde el gasto puede ser reducido o detenido.

Implementar Teletrabajo

Permitir a sus empleados trabajar a distancia en lugar de trabajar en la oficina o en locales puede recortar el gasto empresarial en una variedad de maneras. El teletrabajo puede permitir que usted corte el contrato de alquiler o pago de renta a hacer cada mes , ya que requieren un espacio más pequeño para operar el negocio cuando una parte o la mayoría de sus empleados teletrabajo al trabajo. Con menos empleados en la oficina, esto también puede reducir su gasto en servicios públicos , como la electricidad y el agua.

Consolidación Proveedor

Las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de la evaluación de estrategias de compra y contratación pública. Las empresas suelen comprar bienes o servicios de otras compañías. Existen oportunidades de ahorro de costes en este ambiente de negocio a negocio. Una estrategia que puede ahorrar dinero viene en forma de consolidación de proveedores . A menudo las empresas utilizan varios proveedores que ofrecen las mismas o muy similares bienes y servicios. Esto extiende los riesgos a través de múltiples proveedores. También se propaga el gasto de compra a través de múltiples proveedores. La reducción del número de proveedores envía más volumen de compras y dólares a un menor número de proveedores. Aquellos proveedores que se mantienen normalmente ofrecen un diferencial de precios de los bienes o servicios , ya que ahora reciben un mayor volumen. Por lo menos , la reducción del número de proveedores resultados en la reducción de costos blandos , que incluyen procesamiento de facturas , procesamiento de órdenes de compra y las cuentas por pagar de actividades .

El gasto de material

Las empresas suelen utilizar enormes cantidades de material de cartón corrugado. Considere la compra de una empacadora corrugado para compactar y envolver las cajas de cartón usados. En vez de destrozar las cajas y el pago de una empresa para recoger la basura , las empresas venden el usado corrugado a otras empresas por centavos la libra . Esto compensa la compra de la empacadora .

Metodología de la eficiencia

Una manera eficaz para que las empresas ahorren dinero es instituir una metodología Lean. En los negocios, Lean se refiere al grado en que una empresa recorta exceso de residuos (como “grasas” ) para reducir la sobrecarga y eliminar gastos innecesarios. Este sistema era infame para ejemplificar cómo una empresa de fabricación podría operar y ofrecer productos de calidad sin desperdiciar recursos.

Muchas empresas operan con más recursos de lo que es necesario, que se conoce en el mundo de los negocios como “residuos”. Su empresa puede ahorrar dinero mediante la eliminación de los residuos. Por ejemplo, en lugar de dar a cada empleado una impresora, exigir a los empleados a compartir las impresoras, o la creación de una impresora por cada departamento. Esto ahorra dinero a la compañía. y los empleados pueden todavía hacer su trabajo. Aliente a los empleados traer sus propios vasos, platos y utensilios para comer desde casa en lugar de pedir suministros a granel de papel y productos de plástico.

En los entornos de oficina, los empleados comparten recursos , como impresoras y fotocopiadoras . Cualquier cosa que se considera un desperdicio es eliminado, y el personal a identificar maneras de ser más eficiente.

Estrategia de liderazgo de costos

Cuando las empresas gastan más dinero de lo que hacen , es imposible de salvar. En consecuencia, una estrategia de liderazgo en costes puede ayudar a las empresas invierten este lío financiero. Ecofine.com, un sitio web de gestión empresarial, describe una estrategia de liderazgo en costes como aquella que tiene por objeto reducir los gastos internos para ahorrar dinero en los costos de operación, producción, fabricación y comercialización . Una vez que estos costos se reducen , la empresa cuenta con un margen de beneficio más alto después de las mercancías se venden , y el dinero que se hace se puede guardar.

Un ejemplo de la estrategia de liderazgo en costes es visto en los costos de comercialización. Hay empresas que gastar una enorme cantidad de dinero en marketing , así que tienen que aumentar el costo de sus productos para compensar. Para ahorrar dinero a través de una estrategia de liderazgo en costos , una empresa puede cambiar de la publicidad en las vallas publicitarias de emplear técnicas de marketing por correo electrónico .

Alianzas Estratégicas

Las empresas que tienen altos gastos indirectos , pero que desean ahorrar dinero , deben considerar el desarrollo de alianzas estratégicas con otras empresas. Una alianza estratégica es una asociación en la que una compañía ofrece bienes o servicios a la otra empresa, y la otra empresa le da algo a cambio . En lugar de intercambiar dinero , los socios estratégicos de la alianza intercambian recursos. Ejemplos de recursos incluyen el acceso a los conocimientos técnicos de los empleados, la tecnología, los sistemas de comercialización o transporte. Al compartir e intercambiar recursos , las empresas a ahorrar dinero que de otra manera podrían haber sido utilizados para pagar por esos bienes o servicios.

Establecer el depósito directo

Configuración de las opciones de depósito directo de nómina para sus empleados es una manera de reducir sus costes empresariales. De acuerdo con un artículo de abril de 2009, sobre Inc.com, las empresas pueden ahorrar un promedio de $ 176.55 por empleado cada año por el cambio al depósito directo. Para las empresas que tienen una gran fuerza de trabajo, esta cantidad de dinero termina siendo un enorme ahorro. Aliente a los empleados que reciben cheques de papel a la transición al depósito directo.

Descuentos en Compras

El pagar precios al por menor para los muebles y materiales de construcción es cara, pero su empresa puede reducir los costos por compras de descuento. Según un artículo de la revista “Entrepreneur”, “50 maneras de ahorrar dinero en su negocio,” las empresas pueden ahorrar hasta un 60 por ciento en la compra de mobiliario y equipos informáticos utilizados. Busque los mayoristas en su área, y echa un vistazo a las ventas de garage, anuncios en periódicos y anuncios en Internet para las fuentes utilizadas.

Utilice la Tecnologia

Ahorre dinero mediante el uso de equipos electrónicos. Tecnología de la comunicación virtual, como por ejemplo dispositivos de teleconferencia, permite a los empresarios a “satisfacer” sin encontrarse cara a cara. Si usted está dispuesto a comprar equipos de telecomunicaciones para su empresa, su negocio va a ahorrar dinero mediante la eliminación de los gastos de viaje.

 

Conclusion

Las empresas deben adaptarse a los cambios en la evolución de los negocios y las necesidades de mantener su competitividad en un mercado global en constante cambio. Abordar la necesidad de medidas de reducción de costos puede conducir a la angustia entre la propiedad, la dirección y los empleados. Cuando la reducción de costos, las empresas caminan por una delgada línea entre la reducción de los gastos innecesarios y causar un daño excesivo a la producción empresarial y el beneficio. Al iniciar las estrategias de reducción de costos, las empresas deben proporcionar directrices claras y permitir la participación de los empleados para maximizar el potencial.

Dé un buen ejemplo. El cambio viene de la parte superior, incluidos los propietarios y la administración, y se escurre hacia abajo. Obtener empleados entusiasmados e involucrados en los programas de reducción de costos mediante el establecimiento de un ejemplo positivo para ellos seguir .

Destacar la importancia de la reducción de residuos. Instruya a los empleados para encender las luces de la oficina y los ordenadores antes de dejar la oficina para reducir los costos de energía. Haga que el último empleado, o gerente, fuera del edificio vuelva a comprobar el cumplimiento de esta nueva política. Solicitar empleados a reducir el uso de papel y materiales de construcción. Utilizar programas informáticos y las comunicaciones electrónicas siempre que sea posible.

Aquí comparto esta video donde podemos ver algunas experiencias y reflexiones que nos servirán para reducir Costes

 

http://www.youtube.com/watch?v=KT6JCafMsmg

http://www.youtube.com/watch?v=G_TrDaV5w4A

http://www.youtube.com/watch?v=KFCUilnKTwg&list=PLAAB81E78BF3F0BA7

 

Fuentes:

www.huffingtonpost.com

www.economia.com.mx

www.pymesycalidad20.com

www.organizacionindustrial.es

www.cnnexpansion.com


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