Herramientas útiles para la Dirección de Proyectos

Dado que la dirección de proyectos ha sido de gran importancia a nivel mundial, es necesario conocer las diferentes herramientas que apoyan dicha dirección en la gestión del ciclo de vida del proyecto, además tener presente que la dirección de proyectos es multidisciplinar, se puede aplicar en todos los ámbitos: ingeniería, industria, I+D, telecomunicaciones, etc. y en los diferentes tipos de empresas ya sean grandes, pymes, entre otras.

El director de proyectos debe diferenciar entre metodología y herramienta a utilizar, la primera conlleva diferentes procesos para lograr el éxito del proyecto y la segunda es un instrumento para lograr dicho éxito. Actualmente existe una gran variedad de programas de software con el fin de apoyar una buena gestión en la dirección de proyectos.

De acuerdo a lo anterior, la precisa definición del proyecto y su envergadura dentro de la organización nos llevan a elegir una herramienta adecuada con el fin de buscar una mejor dirección del mismo puesto que se debe tener en cuenta sus ventajas y desventajas. Es por esto que a más adelante relaciono algunas metodologías y herramientas que servirán de base para elegir la más adecuada en la gestión del proyecto.

En mi experiencia laboral he tenido la oportunidad de utilizar la herramienta de Microsoft Project para gestionar medianos y grandes proyectos y en general ha sido de gran utilidad para administrar los proyectos en cuando a actividades, recursos, predecesores y presupuestos.

Para proyectos más pequeños he utilizado herramientas como GANTT y PERT, los cuales me han ayudado a realizar un seguimiento de las actividades, el tiempo de ejecución de cada una y estar atenta a cualquier dificultad que pueda surgir en las actividades que conforman la ruta crítica, y poder generar planes de acción, mitigar riesgos y realizar toma de decisiones que no afecten el objetivo del proyecto.

Sin embargo considero que el éxito de un proyecto no depende al 100% de una metodología, ni de una herramienta, sino de la organización, precisión, control y seguimiento que realice el director de proyecto en todo el ciclo de vida del proyecto y los factores a tener en cuenta (jurídico, financiero, técnico, recursos, grupos de interés, entre otros).

A continuación menciono diferentes tipos de metodologías o modelos destacados para la dirección de proyectos, los cuales considero son importantes de conocer:

Metodología de Marco Lógico (MML): facilita el proceso de conceptualización, diseño, ejecución, monitoreo y evaluación de programas y proyectos.

Metodología del PMI (Project Management institute): estándar que brindan lineamientos, reglas y características para la dirección de proyectos, programas y portafolios.

PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environment): es un método estructurado de gestión de proyectos. Es una aproximación a las “buenas prácticas” para la gestión de todo tipo de proyectos y se ha convertido en el estándar de facto para la organización, gestión y control de proyectos.

SCRUM: considerado como un modelo ágil, utilizado en el desarrollo de diferentes productos, fácil de aprender, permite abarcar proyectos donde los requisitos de negocio están incompletos, permite desarrollo, pruebas y correcciones de forma rápida, permite ver avances y problemas claramente, se obtiene mucha retroalimentación por parte del cliente y facilita la entrega de productos de calidad a tiempo.

 

Y dentro de las herramientas para la dirección de proyectos a continuación relaciono algunas, las cuales he encontrado en la nube de internet y aunque no he ahondado en todas, considero significativo conocerlas con el fin de ayudar a identificar diferentes alternativas que cada uno considere para el mejor desempeño en la dirección de sus proyectos:

 

PERT/CPM (Program Evaluation and Review Technique/ Critical Path Method): ambas con una característica particular con el fin de evaluar y revisar las actividades y analizar la ruta crítica del proyecto.

MICROSOFT PROJECT: software para administración de proyectos con el fin de desarrollar planes, asignar recursos y sus tareas, realizar seguimiento al progreso del proyecto, facilidad de control del presupuesto y analizar cargas de trabajo.

PRIMAVERA: Herramientas de manejo de proyectos ampliamente utilizadas en varias ramas de ingeniería, y especialmente en la industria de la construcción. Este software se enfoca en la gestión de portafolio de proyectos, no en un solo proyecto.

EASY PROJECTS: incluye herramientas para la gestión tradicional de proyectos manejando el lenguaje que utilizan los PMPs, con la comodidad añadida de ser totalmente interactiva y en línea. Easy Projects puede gestionar los proyectos, riesgos, peticiones, problemas y presupuestos. En cuanto a la colaboración en equipo, incluye conferencias, intercambio de archivos, conversaciones y mucho más.

PROJECT INSIGHT: es totalmente accesible a través de dispositivos móviles, por lo que es ideal para equipos de trabajo móviles. La mayoría del software de gestión de proyectos en línea ofrece aplicaciones móviles para solamente para algunas funciones, sin embargo, la interfaz de Project Insight ha puesto en marcha el uso de la tecnología de codificación HTML5 para ser compatible con todos los dispositivos móviles, incluyendo iPads y tabletas. Project Insight incluye excelentes herramientas para la gestión de recursos, gastos, documentos, plantillas y presupuestos.

eStudio: proporciona a los administradores de proyectos herramientas de gestión de proyectos tradicionales, así como las tecnologías innovadoras para la comunicación con los miembros del equipo de manera que sea compatible con los entornos de trabajo modernos. Este servicio de gestión de proyectos en línea proporciona un puente para la gestión de proyectos y herramientas de colaboración escalables para organizaciones pequeñas y medianas, a un precio asequible para usuarios ilimitados.

ProWorkflow: Permite trabajar en proyectos de forma sencilla ya que toda la información del proyecto se mantiene en una página organizada. El tablero de instrumentos del proyecto puede ser visto por personal asignado, clientes y contratistas e incluye las tareas, tiempo, mensajes, archivos, citas, facturas y más.

CONFLUENCE: es una herramienta ideada para facilitar el intercambio de documentación, información y archivos. Aporta un alto nivel de organización para grandes proyectos u organizaciones.

Para mayor información consultar: http://www.liderdeproyecto.com/herramientas


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