Técnica y herramienta más útil en Dirección de Proyectos

La Gestión de Proyectos es una práctica que ha evolucionado a través de los tiempos con una diversidad de modificaciones y mejoras que ha llevado a una madurez tal, que existen una gran variedad técnicas y herramientas que ayudan con este importantísimo proceso. Durante todo este tiempo se han especializado técnicas para cada tipo de proyecto de tal forma que existen técnicas que son muy propias de un tipo de proyecto y no es aplicable para otro tipo.

Metodología más Completa.

No obstante las diversas formas de administrar los recursos de un proyecto se han establecidos algunos estándares que son aplicables a cualquier tipo de proyecto como es el caso de las técnicas PMBOK, PRINCE2, PMP, entre otras. En esta ocasión hablaremos sobre una de las que considero la más completa metodología para la gestión de proyectos, la denominada PRINCE2.

PRINCE2 viene del acrónimo PRojects IN Controlled Environment (PRINCE) versión 2 y este se basa en convertir proyectos con una carga importante de variabilidad y de incertidumbre en entornos controlados. Esta metodología cubre, mediante lo denominado Temáticas, la calidad, el cambio, la estructura de roles del proyecto, los planes, el riesgo y el progreso del proyecto, todo justificado por un estudio de viabilidad que se revisa constantemente durante el ciclo de vida del proyecto.

PRINCE fue originalmente desarrollado por la CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency: Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones) que actualmente forma parte de la OGC (Office of Government Commerce: Oficina Gubernamental de Comercio). Desde 1989 se ha convertido en un estándar para la gestión de proyecto. La revisión más reciente fue publicada en Junio 2009 por la OGC y desde ahí se denominó PRINCE2.

El control de un proyecto se debería establecer como una función independiente de la gestión del mismo y en este punto es que PRINCE2 supera las demás técnicas existentes. Esta metodología se apoya en 7 principios que enriquecen no sólo al proyecto en concreto, sino a toda la organización en la que se desarrolló. Estos principios son:

  1. Justificación comercial continua
  2. Aprender de la experiencia
  3. Roles y responsabilidades definidos
  4. Gestión por fases
  5. Gestión por excepción
  6. Orientación a productos.

La estructura del método PRINCE2 está organizada principalmente en tres partes: componentes, procesos y técnicas.

PRINCE2 define 8 componentes, 8 procesos y 3 técnicas:

Existen 45 subprocesos asociados a los procesos que constan de sus correspondientes acciones normativas.

Herramientas.

Luego de adoptar la técnica necesitamos una herramienta que nos ayude con las tareas descrita por el método que elijamos no importa cuál sea. Para esto no podemos auxiliar de herramientas tecnológicas que nos mantendrán un control y visualización efectiva de las diferentes fases y tareas del proyecto.

En la actualidad existe una herramienta que el que recomiendo para el registro de los proyectos y es la denominada Microsoft Project. Esta aplicación se ha convertido en un hito en el manejo de los datos relacionado con los proyectos proporcionando los principales métodos descritos por casi todas las metodologías existentes en el mercado.

Microsoft Project nos permite tener Gráficos Gantt, descripción detalla de tareas, compartir las informaciones con los involucrados entre otras opciones.


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