Herramienta más útil en la Dirección de Proyectos

La dirección e implementación de un proyecto es una gran responsabilidad para todas las partes involucradas en el mismo. Para lograr finalizar cada una de sus etapas de manera exitosa es necesario tener control de todos los factores internos y externos que puedan presentar, conocer los posibles riesgos y mantener firmeza en los objetivos y Plan Estratégico previamente definidos.

Para beneficio de los stakeholders de un proyecto, en el mercado actualmente existen excelentes herramientas que los ayudan a controlar, dirigir y dar seguimiento continuo con el objetivo de poder obtener resultados favorables en cada una de las tareas que son realizadas. Las herramientas más útiles en la Dirección de Proyectos son: Brainstorming, Ruta Crítica, Diagrama PERT, Diagrama Gantt, entre otras.

Ahora bien, considero que por el momento la herramienta más completa que tenemos disponible para la planificación y control de un proyecto es Microsoft Project.

Este es un software diseñado por Microsoft que contiene integrado varias herramienta que juntas forman un sistema sólido para llevar a cabo un proyecto de principio a fin. Entre esta destacan:

• Creación de tareas y asignación de recursos: con esto el sistema permite crear cada actividad que debe ser realizada en el proyecto y el tiempo de duración que la misma tendrá. De ser necesario, estas tareas se pueden dividir en sub-tareas. Luego de que se tienen las actividades a realizar claramente identificadas, el software permite asignar a los recursos responsables de la ejecución de las mismas. De igual modo, se puede determinar la carga de trabajo de dichos recursos y saber cómo proceder en una reasignación de tareas.

• Asignación de costos y administración del presupuesto: con Project se puede establecer el coste al que se debe incurrir para realizar cada actividad. Con esto se puede conocer claramente cuál es el presupuesto total del proyecto, cual actividad es la más costosa y cómo el presupuesto debe ser administrado para no incurrir en sobrecostos.

• Ruta Crítica (Camino Crítico): este software permite identificar cual es la actividad/tarea de mayor duración en todo el proyecto. Con esta información, el Director del Proyecto puede obtener los recursos claves que estarán desempeñando las actividades definidas dentro de la ruta crítica y  en cado de ser necesario, preparar un plan de acción a seguir para cualquier inconveniente que se pueda presentar.

• Diagrama de Gantt: esta herramienta ilustra la programación de actividades en forma de calendario de acuerdo a los recursos responsables, el tiempo máximo de duración de cada tarea y el presupuesto general. De igual forma, indica gráficamente el inicio y el final del proyecto, la duración del mismo y las actividades secuenciales. Sin duda alguna, con este diagrama se obtiene una visión clara y precisa del rumbo del proyecto.

Microsoft Proyect es un software que tiene muchas otras ventajas y que sin duda alguna beneficiarán a las personas que lo utilicen. Por mi parte, desde hace tiempo he estado trabajando con el mismo y los resultados obtenidos han satisfactorios, sin quejas hasta el momento. Es por esto que lo recomiendo abiertamente y exhorto a las personas que tienen planes de emprender algún proyecto, o que ya estén trabajando en el mismo a que lo utilicen.

Saludos,

Daibelys Neró.

No hay comentarios / 14 Dic 2013 por daibelyszuleykanero
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