La Gestión del Tiempo

El tiempo es un bien escaso en todas las relaciones humanas, laborales y organizacionales. No podemos variar, adelantar ni retroceder el tiempo.

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo; no es la habilidad de ganar más horas al día para realizar más actividades. Tampoco es la habilidad de multiplicar nuestro esfuerzo para poder hacer más cosas corriendo el riesgo de reducir la calidad de nuestros productos o servicios. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más cosas; se trata únicamente de concretar lo que es más importante en un tiempo adecuado sin interferir en la calidad de nuestros productos o servicios.

Una gran parte de de las cosas que pasan en el día a día que afecta a nuestro trabajo y al trabajo de los demás son consecuencia de una mala gestión del tiempo.  Sólo hay que pensar como se nos alarga la jornada laboral porque se nos acumulan los temas y nos vemos obligados a tomar decisiones cada vez más precipitadas afectando negativamente a todo los procesos secuenciales de un proyecto. Finalmente esto se traduce generalmente en un mayor gasto de recursos y mayores costos.

Gestionar el tiempo es algo más que una prioridad en cualquier trabajador, es la principal de las tareas y la más complicada. Si tenemos en cuenta que la vida no es más que tiempo, entonces el trabajo no es más que la gestión eficaz de este tiempo.

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.

“Gestionar” el tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y trabajo en lugar de ser dominados por ellos.

Una adecuada gestión del tiempo abre nuevos caminos para:

Asimismo, la Gestión del Tiempo, nos ayuda a saber si nuestra planificación diaria, mensual, etc., es efectiva, si cada uno de nuestros planes se refleja de manera eficaz en nuestro desempeño.

Objetivos

El objetivo fundamental de la Gestión del tiempo del Proyecto “es concluir el proyecto a tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costos y calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto”.

Para poder llevar esto acabo debemos realizar entre otras las siguientes acciones:

Priorizar según los objetivos

El problema de las personas es que reaccionan sistemáticamente a lo que ocurre y atienden las cosas según les van llegando. No hacen lo que quieren, sino que se dejan llevar por hechos exteriores. Yo creo que este es el principal problema de una mala gestión del tiempo.

Al no priorizar, atacamos las tareas según nos vienen, según nos apetece o según cualquier otro motivo. Pero las tareas hay que realizarlas según su importancia. Pero, ¿qué es lo importante?.

Lo importante es todo aquello que me dé un alto rendimiento o que es esencial para mis objetivos o los de mi empresa.

Esta frase pone de relieve otro gran defecto de mucha gente: no tienen claro sus objetivos o los de su trabajo, entonces, ¿cómo puede priorizar una cosa sobre otra?. En esta fase es imprescindible meditar sobre qué quiero conseguir, cómo lo puede conseguir, qué necesito para conseguirlo, para que de esta manera pueda averiguar mis objetivos a corto y largo plazo.

No solo hemos de hacer las tareas que me permitan alcanzar mis objetivos, sino también aquellas que me den un alto rendimiento. Según la ley de Pareto (economista italiano de finales del siglo XIX y principios del XX) o ley del 80/20, aplicada a la gestión del tiempo, el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80 % del tiempo produce solo el 20% de los resultados.

Por lo tanto, según la ley de Pareto, debemos de centrarnos en el 20% de las tareas que nos producirán el 80% de los resultados. Ese 20% de las tareas está en el cuadrante IV de la matriz de prioridades.

Esta matriz nos permitirá priorizar las tareas.

Según esta matriz, haré las tareas en el siguiente orden:

Se puede discutir que las tareas del cuadrante I deberían ir en segundo lugar, pero tener en cuenta que para una buena planificación del tiempo, hemos de hacer las cosas según la importancia, y no según la prioridad. Si una tarea es urgente, pero no importante, probablemente si no la hago tampoco habrá grandes consecuencias, así que en vez de atacarla de inmediato por la urgencia, la procuro encajar dentro de mi programación entre tareas importantes. He de reconocer que esto es difícil, pero hay que hacerlo.

Una vez identificada la importancia y urgencia de las tareas, las priorizaremos en:

Luego ordenaremos las tareas, asignando un número a cada tarea. Este número me indicará el momento en que haré cada tarea. Es decir comenzaré por la tarea número uno, luego por la dos, la tres y  así hasta completar todas las tareas.

Si llegado el fin del día no las he completado todas, asignaré las tareas restantes a otro día de la semana. De esta forma no tengo que andar leyendo continuamente las tareas e ir decidiendo cuál es la siguiente tarea a hacer

Recomendaciones finales

A veces las tareas no se realizarán según su prioridad. A veces se desarrollan según:

Referencias:

1) Adriano Coronel

Apuntes de clase Gestión de proyectos de Energías Renovables. Dirección Integral de Proyectos

EOI – Master Excecutive en Energías Renovables

2) Elsi Valenzuela

Gestión del tiempo.

http://gerenciadeproyectos88.blogspot.com/2008/08/gestion-del-tiempo.html

3) Luis Arimay

La Gestión del tiempo

http://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo

 


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