Si tuviese que elegir…

De los 3 módulos que por ahora llevamos desde el comienzo del Master, probablemente este ha sido en el que hemos visto más herramientas nuevas: el acta de Proyecto, el PDM, el EV, las RfQs… un gran número de «palabrotas» y conceptos nuevos que pueden facilitarnos mucho la vida a la hora de poner orden en el caos que puede ser la Gestión de un Proyecto. Por supuesto, cada herramienta tiene su utilidad y en algún momento todas nos pueden ayudar a reducir la incertidumbre, controlar los riesgos y al fin y al cabo tomar decisiones fundamentadas y basadas en hechos para dirigir nuestro proyecto. Al fin y al cabo, ¿de eso se trata no? De evitar la improvisación a la hora de decidir y de esta forma profesionalizar y estandarizar en la medida de lo posible la función del Director de Proyecto.

Sin embargo y aunque todas las herramientas son importantes, si me tuviese que llevar una sola a la Isla Desierta del Project Management esta sería el Work Breaking Schedule (WBS) o su fea traducción al Castellano, «Estructura Desagregada del Proyecto». ¿Por qué? Alla vamos:

La WBS/EDS cumple varias funciones en la Gestión del Proyecto, y a la vez es la base sobre la que se apoyan otras herramientas de seguimiento y control. Hemos visto en el módulo que las Fases de Planificación del proyecto son claves por 2 motivos: 1) sientan las bases que definen el alcance, los plazos y el coste del proyecto. 2)Durante estas fases nuestra influencia sobre los costes y los plazos es mucho mayor. Si pensamos en el lanzamiento de un cohete a la luna, pensemos que durante las primeras fases podemos decidir la ubicación del lanzamiento, la trayectoria, los tipos de motores, la época del año y muchos otros factores. Sin embargo, una vez el cohete (o el Proyecto) están lanzados, sólo podemos CORREGIR su trayectoria dentro de unos margenes muy limitados. La WBS se define durante estas primeras fases, y determinará las caracteristicas principales y de detalle del proyecto. Si está incorrectamente definida y comunicada, las prisas, los sobrecostes y las tensiones personales están casi aseguradas.

Por otra parte, la WBS también gana en atractivo a otras herramientas ya que es VISUAL. A los seres  humanos en general les gustan los gráficos y odian los números. Esto suele ser así, y aunque el Director de Proyecto pueda ser un Ingeniero que se sienta cómodo entre cifras y ratios, la calidad de sus comunicaciones con el resto de «stakeholders» será clave para el éxito de su proyecto (y el suyo propio). La WBS ayuda enormemente a transmitir mucha información a todas las partes interesadas, que pueden ver de un plumazo todas las tareas, los responsables, los plazos y las RELACIONES entre las mismas sin necesidad de conocer al detalle la naturaleza de las mismas.

Además, la WBS resulta útil no solo durante la planificación del proyecto sino también durante el seguimiento del mismo. Durante las reuniones periódicas de seguimiento, la WBS se utilizará de base para la utilización de otras herramientas como el EV o la gestión de riesgos.

Por mi parte lo tengo claro, si tuviese que elegir, me quedaría con la WBS. ¿Y tú?

 

 

 

 

 

 

Saludos a todos!
Alberto


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