Preocupación del Sponsor…El coste, solución…el Equipo

La gran preocupación de los sponsor junto con el plazo es bien sabido que no es otro que el coste, el directivo en la mayoría de los casos va a presionar al máximo al director de proyecto para conseguir no sólo que los recursos económicos estén lo mejor gestionados posible, sino que el coste del proyecto termine siendo el mínimo. Una buena gestión del mismo nos hará conseguir esta “misión imposible”.

El primer escollo que nos encontramos tras la adjudicación de un proyecto es la estimación del coste, muchas veces cuando casi no está totalmente definido el alcance del mismo o hay variables importantes en el aire. En este caso no sólo hay que apoyarse en expertos en la materia del proyecto, sino también involucrar a los responsables de los departamentos que van a participar en ese proyecto, tu equipo, involucrándonos  todos en obtener una estimación lo más real posible. Cuantas veces no hemos visto proyectos con muy buenas estimaciones en obra civil y luego con bastantes deficiencias en el coste de equipos electromecánicos, que se podía haber resuelto contando con el responsable de equipos desde el primer momento.

Una vez que el proyecto empieza a andar el proyecto hay tres puntos vitales para nuestro éxito.

1. La planificación de costes en el tiempo:

Una buena planificación de costes nos va a permitir sacar el máximo rendimiento a nuestros recursos económicos y evitar problemas de cast-flow. Esta ha de ser revisada continuamente y al igual que antes la colaboración del equipo es primordial para conseguir realizar una planificación fiable y exitosa.

2. La imputación de costes:

La imputación de costes es vital para conseguir una gestión de costes óptima, ya que esta nos ayudará a saber donde se están produciendo las desviaciones de nuestro plan de costes y nos dará la pista de donde tenemos que actuar en caso que estas se produzcan. Esta imputación ha de ser controlada constantemente, comprobando que se está imputando correctamente y a las tareas o centros de coste establecidos.

Una mala experiencia que me gustaría contaros fue en un proyecto en el que el sistema de imputación se estableció de la siguiente manera: Cada responsable de departamento indicaba en cada factura que llegaba a su departamento el centro de coste al que esta iba imputada, después el departamento de administración se encargaba de hacer el seguimiento de imputaciones a través de un archivo que se actualizaba mensualmente, debido a intereses empresariales, era una UTE y los responsables de administración y compras pertenecían a la misma empresa, se comenzaron a imputar costes del departamento de compras al departamento de construcción sin que nadie se diese cuenta en un principio, por lo cual se comenzó a culpar a los responsables del departamento de construcción de desviaciones de costes que cada mes que pasaba eran mayores. Finalmente se descubrió el engaño, pero se perdieron varios meses en buscar problemas donde no existían y varios miles de euros al estar focalizando las causas del problema en un departamento distinto.

3. Actualización continúa de la estimación del coste final.

A medida que avanza el proyecto es más fácil conocer la estimación de coste pendiente, por un lado se conoce el coste incurrido por otro, día a día todos los departamentos involucrados tienen mayor conocimiento y detalle de las tareas a realizar. Por tanto una estimación continua de los costes pendientes nos ayudarán a saber si estamos cumpliendo con el objetivo o es el momento de hacer sonar las alarmas.

Como he dicho al principio una de las grandes preocupaciones de los sponsors es el coste, por ello y dada la importancia que este tiene, el director de proyecto ha de involucrar a todo su equipo en la gestión del mismo, ya que remando todos en la misma dirección la misión llegará a buen puerto.

 


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