CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS: ASPECTO FUNDAMENTAL PARA GESTION DE PROYECTOS EPCM EXITOSOS

Dentro de las muchas herramientas que están consideradas en la Gestión de Proyectos, me gustaría resaltar una herramienta que me parece fundamental sobre todo en proyectos de tipo EPCM: El Control Integrado de Cambios. Es muy usual que en el desarrollo de los proyectos mineros en el Perú se utilice la metodología de “actividades paralelas” o “fast track”, lo que implica de manera general tener que empezar los proyectos con ingeniería parcialmente desarrollada o incompleta, compras de equipos principales en proceso, y finalmente alcances para las empresas constructoras muy generales y poco claras.

Considerando el escenario anterior es inevitable que se produzcan cambios que afectaran las actividades de Ingeniería, Procura y Construcción, lo que se reflejara en constantes reprogramaciones y la aparición de nuevas e inesperadas rutas criticas. Para la mejor gestión en este tipo de escenarios se necesita implementar un sólido control integrado de gestión de cambios el que debe considerar como mínimo los siguientes aspectos:

–          Evaluación de los Cambios

Es muy útil que los cambios que se deseen implementar sean filtrados por un comité evaluador, donde deben participar las áreas de ingeniería, procura y construcción liderados por el Director del Proyecto, contando también con la participación del cliente. Estos comités permiten que se puedan identificar todos los impactos que podrían generarse debido al cambio propuesto y la necesidad de implementar otras actividades complementarias en las diferentes áreas de soporte.

–          Aprobación Formal de Cambios.

Este proceso debe involucrar necesariamente al cliente y ser gestionado de acuerdo a las consideraciones establecidas en los contratos correspondientes. Es usual que su duración y niveles de aprobación se incrementen en relación directa al impacto en costos involucrado.

–          Difusión oportuna de Cambios

Los cambios aprobados formalmente deben ser difundidos a todos los stakeholders que pueden verse afectados y aquellos que deban tomar acciones para su implementación.

 

La administración de los cambios y su reflejo inmediato en los cronogramas y control de costos  permitirá que tanto el cliente como el Director del Proyecto tengan conocimiento actualizado de las tendencias de estas variables, podrán compararlas oportunamente contra las holguras de plazo y contingencias económicas previstas y de ser el caso solicitar mayores recursos u otras acciones necesarias para poder sacar adelante el proyecto. Muchos proyectos entran en descontrol económico debido principalmente a la falta de control de los cambios, generándose situaciones de falta de liquidez lo que genera no solo que las obras se paralicen sino que además, los protagonistas principales inician un proceso de batalla legal que hace perder el espíritu de colaboración y enfoque en los objetivos del proyecto. El descontrol en el plazo genera falsas expectativas de cumplimiento y el manejo de un cronograma irreal de cumplir, esta situación genera sobrepresión en los equipos de construcción con el incremento de riesgos en la seguridad de los trabajadores un aspecto muy delicado en ámbitos mineros, se inician los procesos de búsquedas de culpables por los atrasos generados y finalmente un cliente que exige soluciones que en muchas ocasiones se refleja en el ya conocido “corte de cabezas”, totalmente innecesario y contraproducente ya que no hace más que agravar la situación, perdiéndose gente valiosa con amplio conocimiento del estatus y problemática del proyecto.

De hecho la gestión integrada de cambios es una de las herramientas en las que más énfasis debe ponerse en los proyectos tipo EPCM, tratando de mejorar la evaluación,  aprobación y difusión de cambios, propiciando además que los contratos estén acordes con la estrategia de control integrado, la falta de alineamiento contractual origina a veces condiciones muy rígidas para implementar los cambios o por el contrario existen contratos que no prevén la existencia de cambios lo que genera un largo proceso para obtener las adendas contractuales requisito indispensable antes de proceder con cualquier cambio.

 


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