El proceso de selección en Recursos humanos

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Wikilibro: Recursos humanos > Capítulo 2: Selección

Sección 2

El proceso de selección
La función de selección no se limita únicamente al proceso interno o externo dirigido a buscar al candidato idóneo para cubrir un puesto de trabajo. Se trata de un concepto mucho más amplio que requiere una planificación mediante la cual se puedan detectar necesidades de selección en función de la movilidad, rotación, demandas y previsiones de los demás departamentos,… El proceso de selección, básicamente se estructura en las siguientes fases:

Contenido

Planificación de RRHH

Es fundamental partir de un análisis de necesidades presentes y futuras de la empresa .Se trata de seleccionar al candidato más adecuado al puesto y a la Organización según la planificación de recursos establecida a corto plazo en relación con las necesidades operativas del negocio y a medio/largo plazo según los objetivos estratégicos de la organización.

Para llevar a cabo un análisis de las necesidades de selección habrá que plantearse las siguientes cuestiones previas:

  • ¿Cuáles son las causas que generan la necesidad de llevar a cabo un proceso de selección?. Los orígenes del proceso pueden ser los siguientes: creación de un nuevo puesto de trabajo, salida de un trabajador, imprevistos derivados de bajas, accidentes o enfermedad, motivos estructurales y de planificación,...
  • ¿Cómo se va a realizar?. Habrá que determinar, en primer lugar, si la cobertura del puesto se va a realizar mediante una selección interna (se aprovecha el potencial humano y la motivación del personal y está relacionada con la planificación de carreras profesionales) o, por el contrario, mediante selección externa (búsqueda de personas ajenas a la Organización a las que hay que evaluar y empezar a integrar). En el primer caso, el proceso se reduciría (de forma general para la mayoría de las empresas) a: una búsqueda de candidatos internos, la realización de algún tipo de pruebas o entrevistas por los técnicos de selección y una entrevista final del futuro responsable del candidato.
  • ¿Se va a externalizar el proceso o se va a llevar a cabo por la empresa? Dependiendo de la política de selección que se quiera aplicar para los distintos colectivos de la organización (operarios, técnicos, comerciales, directivos,…) cada vez son más las empresas que externalizan todo o parte del proceso con el objeto de hacer más eficiente. En todo caso, resulta necesario cuantificar, dentro de lo posible, el impacto económico del proceso de selección, analizando los gastos que implica. Para conocer este impacto económico habrá que tener en cuenta los siguientes costes:
  • Costes materiales (gastos publicitarios, gastos de teléfono, gastos de correspondencia, alquiler de locales, pruebas profesionales y psicotécnicas,..)
  • Costes de personal (costes salariales de los recursos humanos implicados en el proceso, desplazamientos y dietas)
  • Costes de contratación (fijación de una banda económica dentro de la cual se pueda llevar a cabo la negociación con el candidato)
  • Costes de integración, es decir costes relacionados con el periodo desde que se contrata al candidato hasta que alcanza la adecuación con el puesto (costes de formación, costes de adaptación, costes de evaluación y seguimiento)


Análisis y descripción del puesto a cubrir

Toda selección de personal parte, como hemos visto, de una demanda. El origen de un proceso de selección es la necesidad de cubrir un puesto de trabajo. Para ello es necesario conocer información del puesto y los requisitos necesarios para poder determinar qué persona se adecuará mejor al mismo. En función de toda esta información se podrá iniciar la búsqueda de candidatos.

Toda esta información general relativa al puesto de trabajo resulta válida para conocer en profundidad el contenido del mismo ya que implica un desglose en funciones y competencias que resultará muy válido a la hora de realizar la selección y, posteriormente, a la persona que finalmente lo ocupe. Asimismo, hay determinada información como el tipo de contrato (fijo, eventual,…), la formación requerida, la experiencia previa,… que puede resultar de gran ayuda al seleccionador a la hora de buscar posibles candidatos

En relación con las funciones, se trata de plasmar las acciones que debe realizar el ocupante del puesto de trabajo y los resultados que debe alcanzar. Algunos aspectos significativos a tener en cuenta en este trabajo serán:

  • Responsabilidades del puesto.
  • El entorno de trabajo en términos de: cultura organizativa, normativa, políticas de empresa, clientes, proveedores, ...
  • Relevancia, frecuencia y alcance de las decisiones a tomar en dicho puesto.

Otro elemento clave en la descripción del puesto es su perfil competencial. Es necesario conocer los comportamientos, capacidades y habilidades que requiere el puesto de trabajo para compararlas con las del candidato y, de esta forma, conocer el grado de adecuación. Todas estas competencias (como hemos visto previamente) se encuentran a su vez niveladas de forma que, no sólo se deberá determinar qué competencias son requeridas por el puesto, sino también el nivel requerido de las mismas para su mejor desempeño.


Reclutamiento de candidatos

Cada vez son más las empresas que subcontratan los servicios de empresas para realizar el primer filtro de candidatos, especialmente para los proceso de selección externa. Las consultoras especializadas en este tipo de selección recogen los criterios establecidos por empresa en las descripción de necesidades del puesto (funciones, competencias,…) y recurren a sus fuentes de información para presentar a sus clientes un número determinado de candidatos. En la siguiente tabla, se presenta un análisis de ventajas e inconvenientes de las fuentes más utilizadas en esta fase:

Imágenes y recursos

Imágenes

Análisis de ventajas e inconvenientes

Análisis de ventajas e inconvenientes


Preselección de candidatos

En esta fase se deberá llevar a cabo un análisis de toda la información recibida de los candidatos realizando un estudio teniendo en cuenta todos los datos de análisis y valoración recabados en momentos anteriores del proceso. Se analizarán los historiales buscando la mayor adecuación con los requerimientos extraídos durante el análisis:

  • Definir cuáles son los elementos discriminatorios o requisitos para llevar a cabo un primer filtro. Los requisitos serán aquellos elementos indispensables para el desarrollo de las funciones del puesto y que, por su cumplimiento o carencia, son objetivamente discriminatorios de candidaturas en la primera preselección. En todo caso, y con carácter general, es importante también prestar especial atención a los gaps cronológicos, los cambios de empresa y los motivos de cambio.
  • Determinar qué requisitos se podrían suplir aportando otros valores o conocimientos. En un principio los candidatos preseleccionados deben cumplir todos los requisitos considerados como básicos para el desarrollo del puesto. Sin embargo hay requisitos que se pueden suplir aportando otros valores o conocimientos por lo que habrán de ser tenidos en cuenta.
  • Se deberán anotar las dudas sobre aquellos datos que no queden suficientemente claros con el fin de pedir una aclaración cuando se contacte con el candidato.
  • No olvidar nunca el criterio de adecuación persona-puesto: no sólo se descartarán los candidatos que no cumplen todos los requisitos sino también aquéllos que sobrepasan el perfil del puesto de trabajo.


Realización de pruebas

La finalidad de esta fase es la de obtener información relativa a las aptitudes, actitudes, capacidades,… del candidato de cara al desempeño del puesto de trabajo.

Estas pruebas se pueden clasificar de la siguiente manera:

1. Pruebas psicotécnicas. Miden la capacidad futura de desempeño apoyándose en criterios aptitudinales. Se observa principalmente: la velocidad perceptiva, el razonamiento verbal, la agilidad mental, la lógica deductiva y la orientación espacial. Algunos consejos de carácter general:

  • determinar exactamente qué es lo que se quiere medir en los candidatos: establecer un criterio de medición.
  • no son recomendables para todos los procesos de selección.
  • añadir un análisis de la validez y fiabilidad de los tests.
  • necesidad de que las pruebas sean claras, bien diseñadas en su presen-tación, de fácil corrección,… para que su utilización sea económica y efi-caz.

2. Pruebas profesionales. Sirven para predecir el desempeño inmediato basándose en los conocimientos o habilidades demostrados tras superar las pruebas en cuestión:

  • Pruebas orales: cuestionario cerrado de preguntas que hacen referencia a los conocimientos específicos que se quieren medir en el candidato.
  • Pruebas escritas: cuestionario uniforme a todos los candidatos en el cual se incluyen preguntas, resolución de problemas específicos u otros que deben ser respondidos de forma correcta en un grado que quedará deter-minado de antemano por el seleccionador.
  • Pruebas prácticas: demostración práctica por parte del candidato de sus conocimientos y habilidades enfrentando al candidato a una situación real.

3. Dinámicas de Grupo y Assessment center. Son pruebas de grupo que se desarrollan con la participación activa de sus miembros, los cuales representan un papel con unos objetivos. No sólo se emplean para selección de per-sonal sino también como técnicas específicas de formación o en pruebas de evaluación del rendimiento. Necesitan una infraestructura y una preparación de los evaluadores así como una cultura empresarial avanzada. Entre los ejercicios utilizados dentro de un AC podemos destacar:

  • Resolución de casos prácticos: presentación de un supuesto relacionado con el área de trabajo y con el puesto para que los candidatos ejerciten sus conocimientos
  • Dramatizaciones: role playing, juegos de empresa, ejercicios de discusión grupal, simuladores virtuales.
  • En la mayoría de las pruebas se mide: el trabajo en equipo, la comunicación, la capacidad de persuasión, el liderazgo, la creatividad y la orienta-ción a resultados.
  1. Grafología: estudio de la personalidad de los individuos a través de la escritura. No debe utilizarse como único elemento dentro del proceso de selección.


La entrevista de selección

Dentro de las características generales de una entrevista de selección, destacamos las siguientes particularidades:

  • Juego de intereses: se enfrentan, por una parte, el interés del candidato por conseguir el puesto y, por otra, el del entrevistador por seleccionar al candidato que se adecue de mejor manera a los requisitos del puesto de trabajo. Por ello la entrevista sigue unas normas y reglas que se habrán de cumplir, es una confrontación de intereses en igualdad de con-diciones y debe huir de la improvisación.
  • Requiere una serie de habilidades y destrezas por parte del entrevistador: la entrevista se debe realizar por personas preparadas y formadas para ello y deben poseer una serie de habilidades y destrezas metodológicas.
  • Se ubica dentro de un sistema definido de trabajo: toda entrevista requiere unas premisas metodológicas y de planificación.

La entrevista de selección se estructura en las siguientes fases:

1. Fase I: Preparación y planificación de la entrevista

  • Definición de objetivos:
  • Objetivos generales: son el fin último de la entrevista y son comunes a cualquier puesto.
  • Objetivos específicos: se deberán definir en función del puesto a cubrir, de las necesidades de la empresa, de las características del proceso y del estudio que se haya realizado sobre cada una de las candidaturas
  • Análisis de la información: ordenar y clasificar toda la información que el proceso de selección ha generado a lo largo de sus distintas fases con la finalidad de llevar a cabo un análisis de la misma. Esta información normalmente se compone de:
  • Información básica de la empresa que se vaya a transmitir al candidato.
  • Requisitos del desempeño del puesto: características y necesidades del puesto así como el impacto que pueda tener el mismo.
  • Perfil del candidato
  • Análisis de las necesidades de formación: habrá que tener presente el impacto funcional y estructural de la nueva incorporación a la empresa.
  • Análisis de cada candidatura: se deberá disponer de toda la informa-ción relativa al candidato (C.V., resultados de las distintas prue-bas,…). Para llevar a cabo este análisis se deberá ordenar y clasificar toda la información, establecer un rango de prioridades y comparar los requerimientos del puesto con el perfil del candidato.
  • Realización de la agenda de la entrevista con los temas a tratar así como la duración de los mismos.
  • Algunos temas comunes en todas las entrevistas suelen ser: formación requerida para el puesto, experiencia, motivación tanto personal como profesional, disponibilidad,..

'2. Fase II: Desarrollo de la entrevista'

  • Fase de inicio:
  • Presentación del entrevistador
  • Romper el hielo y relajar al candidato
  • Resumir las fases realizadas por el candidato desde su incor-poración al proceso
  • Plantear la agenda de la entrevista
  • Núcleo de la entrevista:
  • Indagar en la información que se posea del candidato, comprobar que cumple con todos los requisitos exigidos para el correcto desempeño de las funciones y competencias críticas del puesto, así como examinar las reacciones y actitudes del candidato durante la entrevista.
  • Mantener una actitud de escucha por parte del entrevistador.
  • Establecer un rango jerárquico de asuntos a tratar, comenzar por preguntas sencillas y poco comprometidas, ir de lo gene-ral a lo específico, no mezclar temas.
  • Finalización de la entrevista:
  • Hacer un resumen de la entrevista
  • Dar pie al candidato a que realice las preguntas y aclaracio-nes que considere necesarias
  • Informar de la continuación del proceso
  • Informar acerca del plazo y forma de contestación
  • Agradecer la colaboración
  • Despedida


Valoración de candidaturas

En esta fase debemos tener suficientes elementos de juicio para poder elegir el candidato más adecuado. Con todos los datos disponibles el seleccionador deberá evaluar las candidaturas finales y elaborar un informe apoyándose en los datos obtenidos durante el proceso que sean considerados como necesarios para la adecuación de la persona al puesto de trabajo.

Durante esta fase conviene seguir los siguientes pasos:

  • Seleccionar unos elementos de valoración que resulten fiables para poder llevar a cabo la selección. Dentro de estos criterios de valoración se encuentran los requerimientos del puesto y el perfil del candidato a seleccionar.
  • Clasificar los criterios de valoración por orden de importancia otorgándoles a cada uno un peso específico.
  • Determinar qué herramientas del proceso de selección servirán para valorar las candidaturas:
  • Valoración por comparación entre todos los candidatos que intervienen en el proceso.
  • Valoración por competencias.
  • Valoración por datos objetivos cuando el sistema de valoración depende de pruebas de selección objetivas.
  • Valoración por requerimientos o condiciones objetivas del puesto.
  • Valoración de las fortalezas y debilidades del candidato en relación con el puesto, así como las amenazas y oportunidades que su candidatura aporta al mismo y a la empresa.
  • Elaboración de un informe de valoración en el cual queden plasmados los diferentes factores y elementos de valoración. Generalmente este in-forme suele tener el siguiente contenido:
  • Datos de identificación personal
  • Formación académica y profesional ligada de forma directa al contenido y a las funciones del puesto.
  • Resultados de pruebas y tests. Se tomarán como factores relevantes aquellas cualidades que sirvan para reforzar las actitudes y aptitudes del perfil del candidato respecto al puesto de trabajo.
  • Intereses y motivaciones del candidato hacia el puesto, su ambición profesional, intereses salariales,…
  • En caso de que fueran necesarios conocimientos de idiomas o de informática.
  • Los factores de rendimientos que puedan determinar la medida en la cual el candidato puede cumplir con las funciones y tareas del puesto.
  • La calificación general que el seleccionador otorgue al candidato para ocupar el puesto.


Entrevista final

En esta última entrevista el candidato se reunirá con aquella o aquellas personas con las que se relacionará de forma directa en el desempeño de su puesto de trabajo, es decir, con los supervisores o jefes inmediatos y los directivos de las distintas áreas o departamentos. Es importante destacar el papel relevante que el responsable de un equipo de trabajo tiene en la selección de sus colaboradores, ya que será él, en la mayoría de los casos, quién tome la decisión de la elección final del candidato. En este sentido, cada vez son más las empresas que entrenan a sus directivos en la realización de este tipo de entrevistas, con el objeto de obtener mejores resultados en dicho proceso. A continuación vamos a ver, brevemente, los papeles con los que actúan tanto el técnico de selección como el gestor o responsable del nuevo empleado:

1. Técnico de selección: el responsable del proceso sigue siendo la persona encargada por RRHH para esta fase pero, en este caso, sus funciones variarán con respecto a la entrevista de selección:

  • Elaborar un informe por cada candidatura que hará llegar a los res-ponsables que intervengan en la entrevista.
  • Valorar y analizar cada candidatura exponiendo sus conclusiones y comentando las impresiones.
  • Atender a todas las preguntas y aclarar dudas que surjan a los res-ponsables.
  • Organizar la entrevista.
  • Observar y analizar la entrevista.
  • Valorar y participar en la toma de una decisión final.

2. Responsable del nuevo ocupante de puesto

  • Planifica y prepara la entrevista con el responsable del proceso.
  • Convoca al candidato y realiza la entrevista. Aunque normalmente esta entrevista tiene la misma estructura que vista anteriormente, se hace un mayor hincapié en los aspectos más vinculados al puesto, y los factores de valoración que supongan una mayor discriminación para el responsable... En algunos casos, en esta entrevista también esta presente el responsables del proceso que preseleccionó al candidato.
  • Una vez visto todos los candidatos, realiza el informe de valoración y toma la decisión final.


Plan de acogida

El plan de acogida comienza con el primer contacto de la persona seleccionada con la nueva empresa y el objetivo del mismo es el de llevar a cabo una serie de actividades dirigidas a lograr su integración en la Organización.

Entre las principales actividades destacamos las siguientes:

  • Facilitar al colaborador un calendario donde se indiquen las fechas de firma de contrato, revisión médica e incorporación definitiva. En caso de que exista un plan de formación prevista, se le dará a conocer.
  • Remitir una carta en la cual consten los puntos del acuerdo contractual al que se ha llegado
  • Aclarar los términos que rigen en el convenio como retribución exacta, vacaciones, horario,…
  • Darle a conocer los usos y costumbres que en materia administrativa utiliza la Organización.
  • Presentarle la empresa: cultura, personal, procedimientos para que tenga un conocimiento de la Organización con más detalle. Para ello se podrán utilizar videos y folletos corporativos, revistas internas, manuales de Organización,…
  • Presentar al trabajador a su responsable inmediato y a sus nuevos compañeros.
  • Incluirle en un plan de formación reglado o, en su defecto, en un proceso de aprendizaje informal, mediante los cuales se le entrene o forme en de-terminadas tareas y funciones del puesto, métodos y sistemas de trabajo y determinado tipo de herramientas.


Seguimiento

Mediante la elaboración de un plan de seguimiento se podrá valorar el grado de adecuación persona/puesto y, por tanto, el éxito del proceso de selección.

Para llevar a cabo este Plan se trataría de:

  • Fijar un tiempo estimado de adaptación por parte del colaborador a las funciones del puesto. Se considera el periodo necesario para que una persona rinda de forma óptima en su puesto de trabajo y se deberá calcu-lar en función de las características y funciones del puesto.
  • Utilización de instrumentos de valoración: Observación directa, entrevistas de seguimiento, Assesment Center,...
  • Incluir al profesional de selección en el resto de las áreas o funciones de RR.HH.: Planes de formación, evaluación del desempeño, Planificación de carreras profesionales,..

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