Desarrollo e implantación de un Modelo de Gestión por Competencias en Recursos humanos

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Wikilibro: Recursos humanos > Capítulo 1: Los Modelos de Gestión Integral de Personas

Sección 3

Desarrollo e implantación de un Modelo de Gestión por Competencias
En los puntos anteriores hemos visto, brevemente, el concepto de competencias, los principios en los que se basan y los objetivos del modelo. En el presente apartado, vamos a establecer un enfoque de metodología de implantación. Es importante destacar que este, no debe entenderse como la única vía de implantación, pero sí podemos afirmar que se trata de una metodología probada en distintas organizaciones. Asimismo, vamos a considerar en este punto dos perspectiva bien diferenciadas sobre el desarrollo del modelo: por un lado, una perspectiva macro con un ámbito de actuación sobre toda la empresa, y por otro, un ámbito micro que hace referencia a la aplicación dentro de un equipo concreto de trabajo, la cual abordaremos en la siguiente sección. A continuación se analiza, de forma esquemática, cada una de las fases diferenciando su objetivo, principales actividades a realizar y responsables de la misma.

Contenido

Fase I: Análisis y diagonóstico

Objetivo

Conseguir toda la INFORMACIÓN relacionada con los RRHH para su posible INTEGRACIÓN dentro del modelo.

Actividades

1. Análisis de los PROCESOS DE RRHH:

  • Inventario de procesos (Selección, Evaluación, Formación…)
  • Descripción del proceso (características, objetivo, ámbito de aplicación,…)
  • Actividades del proceso (flujogramas)
  • Descripción de los distintos ámbitos de responsabilidad en los que se toman las decisiones (quién hace qué)

2. Recogida de todo tipo de INFORMACIÓN: Organigramas, estrategias,…que puedan ser de utilidad a la hora de dimensionar el nuevo modelo a desarrollar de manera que se encuentre vinculado a la realidad de la empresa.

3. Descripción de PUESTOS que se hayan realizado en un pasado reciente y que puedan contener información relevante para el desarrollo del nuevo inventario de competencias. Es importante destacar que esta información no siempre se encuentra actualizada y en alguno caso puede incluso confundir en el diseño del nuevo modelo.

Responsables

Equipo de RRHH formado para el diseño, desarrollo e implantación del modelo. En algunos casos, este equipo se apoya en su trabajo en consultores externos que puedan aportar metodología y mejores prácticas.


Fase II: Diseño inicial del Modelo

Objetivo

Definir las líneas generales de actuación dentro del modelo e implicar en el mismo a la dirección.

Actividades

  • Establecimiento de los objetivos generales del nuevo modelo de gestión así como la definición del ámbito del mismo. En este sentido, se puede definir una primera prueba piloto sobre un colectivo o una unidad organizativa determinada para luego expandirlo al resto de la empresa. También puede plantearse en esta fase, la limitación del Modelo a un área critica de negocio de la empresa (comercial,..) o a un colectivo estratégicos (directivos, mandos intermedios,…) para de este modo simplificar y concentrar más los esfuerzos del modelo allí donde puede tener un mayor impacto en los resultados de la empresa.
  • Definir el catálogo de puestos. Conforme a la información recogida en cuanto a situación organizativa y las descripciones de puestos realizadas previamente (si las hubiera) se define un catálogo de puestos.
  • Presentación del modelo inicial a la dirección con el objeto principal de conseguir su aprobación y vinculación en el mismo. Este paso es bastante crítico y de no hacerse corremos el riesgo de actuar de espaldas a la organización.

Responsables

  • Equipo de RRHH
  • Responsables del negocio
  • Dirección


Fase III: Desarrollo del Modelo

Objetivo Definir y nivelar las competencias y aplicar el inventario tanto a los puestos de trabajo como a las personas de la empresa.

Responsables

  • Equipo de RRHH
  • Responsables de los negocios o áreas corporativas
  • Expertos de la organización

Actividades

1. Definición y nivelación del inventario de competencias

Para abordar el desarrollo del modelo, un enfoque interesante y bastante completo es realizar unas reuniones de trabajo en las áreas de la organización en las que se va a implantar el modelo aplicando el esquema de las tres “E”:

ESTRATEGIA

Para poder definir y nivelar las competencias, necesitamos conocer como marco general de actuación, los objetivos estratégicos establecidos para los próximos años. El trasladar estos objetivos al grupo de personas que va a definir y a nivelar las competencias (Expertos) pretende el siguiente impacto:

  • Implicarles en la consecución de los mismos a través de las competencias que van a desarrollar.
  • Vincular las competencias/comportamientos de éxito que se necesitan para alcanzar los objetivos.

EXTERNOS

Por externos entendemos aquellos colectivos que estando fuera de la empresa tienen un impacto en sus resultados como son los clientes, provee-dores, administraciones públicas,…Las necesidades o el impacto que estos generan en nuestra empresa estará contemplado en gran medida en la reflexión estratégica del punto anterior, pero puede que tengamos información adicional (encuestas de satisfacción, acuerdos de nivel de servicio,..) que resulten de interés en la definición y nivelación de las competencias por los expertos.

EXPERTOS

  • Se trata de Seleccionar a un grupo de personas representativas de las diferentes áreas de la empresa (grupos de expertos) para el desarrollo del modelo.
  • En base a un diccionario de competencias previo (ver el ejemplo) y según el análisis realizado en la fase I, se realiza un borrador del inventario de competencias como punto de partida para el trabajo de definición y nivelación de los expertos.

Una vez establecido el marco conceptual para la definición y nivelación del inventario, las principales actividades a realizar serían las siguientes: .

  • Primera reunión de trabajo con los expertos Comunicar el papel de su área en la estrategia, explicación del Modelo y definición del perfil de competencias de los puestos de trabajo. Si fuera posible, en esta reunión se podría incluir en la definición de competencia la visión externa (clientes, proveedores,…) como un factor más para su desarrollo. Para una mayor implicación de los expertos y un mejor resultado en las competencias, se aconseja que estas reuniones estén dirigidas por el máximo responsable de la unidad sobre la que se está trabajando (por ejemplo, si lo aplicamos sobre el área comercial, contar en todo momento con el Director Comercial como principal impulsor ). El papel de RRHH o de las personas especializadas en competencias es de facilitar y apoyar el proceso en todo momento.
  • Nivelación de las competencias. Con toda la información recogida de las reuniones de definición en cuanto a comportamientos asociados a cada una de las competencias, en este momento se trataría de seleccionar y agrupar dichos comportamientos en los distintos niveles de las competencias. Un ejemplo de escala de nivelación puede ser la siguiente:
  • No aplica/no posee
  • Elemental
  • Medio
  • Avanzado
  • Excelente
  • Elaboración del inventario definitivo y validación final.

2. Aplicación del inventario de competencias a los puestos de trabajo para obtener su perfil competencial.

  • Envío del inventario de competencias al mayor número de personas posibles dentro del a organización para la nivelación de los puestos de trabajo. En este caso, es importante dibujar previamente el mapa de relaciones de cada puesto para que las personas que realicen esta nivelación no sean sólo los ocupantes del mismo, sino también su responsable, su equipos de trabajo (si los tuviera) o los departamento internos con los que tenga una mayor relación o incluso, a través de información de los propios clientes si fuera posible.
  • Recogida de la información por el equipo de RRHH y nivelación final de los mismos. En esta actividad, resulta importante la colaboración directa de los negocios.
  • Obtención del perfil competencial de los puestos de trabajo

3. Aplicación del inventario de competencias a las personas para obtener su perfil competencial.

  • Realizar un proceso de autoevaluación personal sobre el inventario de competencias acordado.
  • Evaluación, por parte del responsable directo, del perfil competencial de las personas de su equipo: entrevista de evaluación de desempeño. En relación con este proceso, se tendrá que formar e involucrar en el proceso a todos los evaluadores (especialmente a los manados intermedios) en la evaluación del desempeño, trabajando las nuevas técnicas de observa-ción de competencias en el puesto de trabajo.
  • Formación de los comités de evaluación, según el criterio establecido (jerárquico, funcional, por procesos,...) entre la Dirección, los gestores (responsables de los equipos de trabajo) y RRHH. Los principales roles de ambos pueden ser:
  • Gestores/Responsables de los equipos: presentan las evaluaciones de sus colaboradores y las argumentan ante el comité.
  • Dirección: Ofrece su visión de las personas/equipos evaluados en base a los resultados obtenidos.
  • RRHH: Dirige, homogeniza y da criterios técnicos al proceso.
  • Definición y nivelación de las competencias de las personas.
  • Obtención del perfil competencial de las personas y comunicación individualizada.
  • Mantenimiento periódico (normalmente anual) del perfil competencial de las personas según los distintos procesos de evaluación.
  • Por último destacar que en los ejemplos que hemos ido reflejando en este punto, consideramos que todas las competencias tienen el mismo número de niveles, lo cual no tiene porque ser siempre de este modo. En el caso de tener distintos niveles se aplican gráficos de “araña” como se puede observar en el gráfico adjunto.

4. Introducción del resto de las funciones de RR.HH. en el Modelo

Integrar las funciones de RRHH (selección, formación, desarrollo, evaluación y compensación) según el modelo de gestión por competencias:

  • Selección. Utilizar el perfil competencial de los puestos para el diseño y aplicación de pruebas de selección de candidatos.
  • Formación. Detección de necesidades en base al gap compe-tencial persona/puesto y elaboración de acciones de formación que desarrollen las competencias.
  • Desarrollo. Realizar análisis de adecuación entre el perfil competencial de las personas y sus futuros puestos destino dentro de la organización y establecimiento de planes de ac-ción individualizados para desarrollar las competencias clave en el desarrollo profesional.
  • Evaluación: Introducción del inventario de competencias en los procesos de evaluación del desempeño e identificación de potencial.
  • Sistema Retributivo: Revisar los sistemas de compensación variable e introducir progresivamente el pago por competencias.

Imágenes y recursos

Imágenes

El modelo de las tres "E"

El modelo de las tres "E"

Ejemplo de borrador de un inventario de competencias

Ejemplo de borrador de un inventario de competencias

Perfil competencial del puesto y de la persona

Perfil competencial del puesto y de la persona

Gráfico de "araña"

Gráfico de "araña"


Fase IV: La gestión del cambio

El Desarrollo de un Modelo de Gestión por Competencias no puede llevarse a cabo sin la implicación de las personas que forman la Organización. El trabajar con un modelo de estas características supone cambios importantes para todos, especialmente para los responsables de los equipos de trabajo que tiene que adoptar un role mucho más participativo en la gestión de RR.HH.

Sin pretender ser muy exhaustivos en los aspectos a tener en cuenta en esta fase, podemos resumir en la siguiente matriz algunos de factores más relevantes en la organización, las personas y la tecnología como esquema de trabajo para abordar los planes de acción para la gestión del cambio:

Imágenes y recursos

Imágenes

Proceso de gestión del cambio

Proceso de gestión del cambio

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Conceptos, principios y objetivos de un Modelo de Gestión por Competencias

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