Cómo gestionar las preguntas del auditorio en Dirección de personas y habilidades

De wiki EOI de documentación docente
Saltar a: navegación, buscar


Estado de desarrollo de la sección: completo completo

Wikilibro: Dirección de personas y habilidades > Capítulo 1: Presentaciones eficaces

Sección 6

Cómo gestionar las preguntas del auditorio
La capacidad para hacer frente a las preguntas que le hagan, es un factor determinante para el éxito de la sesión de presentación. ¿Qué ocurre si no se sabe contestar a una pregunta técnica o si alguien le hace una pregunta importante, pero usted piensa que la respuesta debe darse en una fase posterior de la presentación?


Sugerencias:


Repita o reformule la pregunta cuando sea preciso:

De esta manera, todos los participantes podrán oír la pregunta, usted tendrá más tiempo para pensar y podrá replantearla en términos más favorables. Esta técnica es aconsejable cuando la pregunta no haya sido escuchada por todo el grupo, sea compleja o poco precisa.


Reciba todas las preguntas con cordialidad:

Sea amable y educado. Es fundamental mantener la compostura al hacer frente a las preguntas, por muy difíciles que éstas parezcan.


Evalúe la importancia de la pregunta:

Si se trata de una pregunta importante, responda de la manera adecuada. Si no es importante, dé una breve explicación e invite al participante a hablar con usted en privado al término de la sesión.


Responda siempre a todas las preguntas que guarden relación con la presentación:

De una respuesta a todas las preguntas. Si no conoce una respuesta diga: No lo sé pero lo averiguaré.

Las únicas preguntas que no tiene sentido responder son las que no guardan ningún tipo de relación con el tema objeto de la presentación. En este caso, es conveniente clarificar el objetivo de la ponencia y desplazar la respuesta a un entorno informal fuera de la sala.

Cuando la pregunta guarde relación con algo que está previsto decir más adelante en la presentación, aplace la respuesta explicando que se verá más adelante.


Sea Breve:

No es aconsejable romper el ritmo de una presentación con respuestas demasiado largas. Sea todo lo breve que pueda pero ofrezca una respuesta completa.

Consejos de carácter general

Anime a preguntar:

El grupo tiene conocimiento de inmediato, a través de signos no verbales, de si usted realmente desea que le formulen preguntas o si las teme. Anime a que surjan preguntas inclinándose hacia su grupo. Mire a varios individuos de enfrente mientras solicita preguntas.

 

Haga estallar la bomba si es necesario:

Ya que su grupo no ha tenido la oportunidad de pensar en una pregunta enseguida, tenga una preparada. Puede comenzar “déjeme empezar con lo que me han preguntado hoy al llegar .…”. Después, cuando se haya respondido a sí mismo, pida si hay otras.

Si es necesario, puede volver a hacerlo sólo (ejemplo: “muchas veces me preguntan …”) pero si no hay respuesta después de su segunda pregunta, finalice. Conserve su cálido agradecimiento para el grupo en su conclusión.

 

Escuche y mire al que pregunta:

Escuche no sólo las palabras y su significado, sino también todo el contenido emocional expresado en la pregunta. Esté particularmente atento a cualquier signo de hostilidad o antagonismo que venga de quien pregunta para así poder responder acertadamente. Concéntrese totalmente en el que pregunta para determinar la verdadera cuestión. Ninguna pregunta debe ocupar más de un minuto en ser planteada. Si alguien obviamente se extiende, usted puede interrumpirlo correctamente preguntándole, “perdone, ¿podría plantear esto como una pregunta?” o “lo siento, pero me he perdido, ¿cuál es su pregunta?”. 

Permanezca con la persona que pregunta hasta que ésta haya terminado. No importa lo que usted piense de la pregunta; no exprese una reacción negativa mientras se plantee la pregunta.


Responda a todo el grupo:

Si responde al grupo, psicológicamente va a mantener en la mente todas sus necesidades mientras disuelve cualquier hostilidad potencial en alguien que pregunte. Si bien respondemos a quien nos pregunta directamente, cuando estamos en una presentación es necesario dar la respuesta mirando a todo el grupo, ya que si se personaliza la respuesta da la sensación de que ésta sólo era de interés para aquel que la formuló.

Con los hostiles, sólo mirarlos puede ser un signo de aliento (o al menos de respeto y educación, ya que dejar de mirarles puede potenciar su rechazo). Sólo los más desagradables persistirán después de que usted se haya vuelto a centrar en los otros. En una presentación se aplica la técnica de la “mirada en faro” (mirar a todo el auditorio haciendo un barrido de un extremo de la sala hasta el otro) y se personaliza la mirada sólo en personas concretas en momentos puntuales (desde luego, usted sólo debe centrar la mirada en aquellas personas que estén involucradas en la exposición y que muestren una buena actitud).

Recuerde que una presentación es proceso de comunicación grupal, en donde se empieza hablando a todo un conjunto de personas y se termina exactamente igual. Hay que evitar “perder” personas en el transcurso de la presentación, pero también hay que evitar centrarse en exceso en algunos participantes ya sea por ser quien más interviene, quien interviene con mayor precisión o por ser quien demuestra un mayor interés por lo que estamos diciendo.

Cuando el ambiente se vuelva tenso, recurra a su sentido del humor. Cuando algunas personas manifiesten cierta hostilidad o incredulidad con lo que está diciendo, manténgase tan entusiasmado e imparcial como siempre. El propio grupo acostumbra a encargarse de la persona que realmente es escandalosa. No se desanime y mantenga la misma actitud con la que comenzó la presentación.

Aguante la irresistible tentación de acabar mirando a quien ha preguntado. Usted quiere iniciar otras cuestiones no permaneciendo sólo con una persona. Haga una pausa cuando haya acabado, después pida la siguiente pregunta.


Sea breve y vaya al grano:

Manténgase en el objetivo con la pregunta y su propio punto de vista. No divague. Recuerde lo que quiere: una interacción dinámica y una amplia involucración del oyente. Cada pregunta significa una nueva oportunidad para usted de ampliar su punto de vista. Evite salirse por la tangente prolongadamente. Después de responder a la pregunta, retome el programa y continúe.


Incluya un final conclusivo después de la sesión de preguntas y respuestas:

Necesita una fuerte conclusión secundaria para finalizar una sesión de preguntas y respuestas. Agradezca con calidez la participación del grupo y refuerce su mensaje con un buen enunciado final. La técnica del resumen parcial es muy apropiada, ya que resume los mensajes fuerza o ideas clave expuestos hasta el momento y permite retomar la presentación en el punto en que se quedó.

Tenga preparado un final que sirva a sus propósitos, fomente la acción que desea que lleven a cabo sus oyentes y le devuelva a su punto de vista. Relacione esta conclusión con los objetivos de la presentación y refuerce la utilidad de la sesión de preguntas/respuestas realizada. El cierre es el mejor momento para mostrar el camino recorrido y demostrar cómo lo hemos realizado gracias a la colaboración de todos.


Sea prudente y esté dispuesto a cooperar:

En un grupo de 30 personas o más, está destinado a tener alguien a quien usted no guste, no le guste su punto de vista, esté celoso, se sienta inferior o simplemente trate de llamar la atención. Esté alerta hacia estas personas y no trate de cambiarlos. La razón por la que ha oído la expresión “siempre hay uno entre la masa”, es porque acostumbra a ser así. No le dé mayor importancia y asúmalo como una regla de juego de hablar en público.

Si en algún momento usted debe ceder o modificar su punto de vista en función de algún argumento de peso realizado por algún asistente, no tema hacerlo. Usted es el ponente, no el poseedor de la “verdad absoluta”. Agradezca dicha aportación, relaciónela con el objetivo de la presentación y muestre cómo dicho argumento contribuye a mejorar el resultado final (ya sea porque clarifica muy bien algún concepto, lo baja al terreno de la realidad del colectivo o aporta pautas concretas de actuación).

< Sección anterior
El manejo de recursos en la presentación