Técnicas de Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos, con el objetivo de alcanzar la meta planificada requiere de la implementación de diversas técnicas a través de las cuales se minimicen los errores en la ejecución, se mitiguen los riesgos y se haga el proceso más eficiente.

Podría mencionar varias técnicas para la dirección de un proyecto como son: los diagrama de gantt, pert, el método de la cadena crítica, entre otros. Como lo veo cada una de estas técnicas tiene sus fortalezas y debilidades, por lo que dependiendo de cuál se adapte mejor a nuestra necesidad, las tomaremos en cuenta para seleccionar alguna de ellas al momento de planificar, ejecutar, administrar y controlar la evolución de nuestro proyecto.

Particularmente, la técnica que me ha gustado para la dirección de proyectos es la elaboración de un cronograma de trabajo junto con el diagrama de red del cronograma del proyecto. Esto debido a lo siguiente:

Pero independientemente de todas las técnicas existentes para la dirección de un proyecto, a mi criterio entiendo que el éxito de un proyecto dependerá de la participación activa de todas las partes interesadas del proyecto, que poseen un interés común que es alcanzar esta meta. Si una de estas partes pierde el enfoque y no de adhiere al plan y ejecuta su parte, esto repercutirá en su resultado y muchas veces en el resultado de otros, a pesar de todo el seguimiento y de las mejores técnicas que utilicemos.


Gestión de proyectos, utilidad y uso práctico

El Control del Proyecto

Una frase muy citada en la gestión de proyectos, tan vigente  ahora como en su génesis.

lord_kelvin_1893

Lord Kelvin: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.”

http://enciclopedia.us.es/index.php/Lord_Kelvin

Sobre el control de proyectos

En el análisis de distintos métodos de control, ya sea que nos inclinemos por el método del valor ganado por su oportunidad, precisión y efectividad; o por el  método de hitos de pago, con sus ventajas de simplificación del control, pero en contraparte su esfuerzo de planificación de hitos, o bien control más orientado al rendimiento técnico que mide justamente el nivel de calidad y el cumplimiento de la especificación técnica…. El objetivo del control es justamente lo que esta cita nos invita a construir, una método que nos permita cumplir los objetivos, mejorar nuestra eficiencia y liderar proyectos exitosos.

Detectar desviaciones oportunamente, tanto de costos o plazos por la rentabilidad del proyecto; y de alcance y objetivo por el lado de la satisfacción de expectativa. Un control oportuno nos permite gestionar las desviaciones y proyectar tempranamente el efecto de éstas en un horizonte de proyecto terminado.

Enfoco ahora el análisis en el método de valor ganado, que a mi parecer, es la herramienta que veo más útil y con alta factibilidad de ser usada en mi diario laboral. El concepto convence desde que se monta en un plan de referencia y registros eficientes, para crear un plan de control flexible y efectivo sobre el costo, el plazo y el alcance. Tanto el planned value, Actual Cost nos permiten construir el  Earned Value, ya sea con criterios discretos como estimación por actividad, porcentajes asignados por completitud, unidades equivalente; o en criterios de proporción sobre una base con ponderación conocida.

Si bien no es recomendable incluir en el método de Eraned Value los costos asociados a dirección, planificación y supervisión; el método representa una muy buena herramienta de control.

Las desviaciones de costos (CV=EV-AC) y plazos (SV=EV-PV), como sus respectivos índices (EV/AC y EV/PV respectivamente); son los principales indicadores para el control del proyecto.

Por otra parte el rendimiento técnico, nos hace revisar el cumplimiento de la calidad; de nada sirve si entregamos un sistema de aire acondicionado en tiempo y costo, y luego el cliente pasa todo el verano con calor por el incumplimiento del objetivo más esencial del proyecto, ¡Climatizar!

Sobre otros elementos de la orquesta

director

El director del proyecto, así como un director de una orquesta, necesita que todos los componentes funcionen correctamente; será imposible contar con índices de desviación aceptables de las áreas de compras, no logran planificar correctamente los ciclos de compra y no cierran acuerdos adecuados para el proyecto, se necesita en primer lugar un flujo acorde a la planificación del proyecto, tanto en ingresos como egresos y la necesidad de los insumos; y de igual forma conocer nuestras fortalezas al momento de decir si fabricar / comprar; conocer donde está nuestro Know How, donde debemos cuidar la confidencialidad; y también en contraparte, donde nos genera más valor abastecernos con proveedores que generan mayor valor al proyecto.

Analizando la importancia de los contratos, sean estos contratos a costo reembolsable, cuando necesitamos agilidad y flexibilidad y estamos dispuestos a invertir en el control del proceso de compras/spec/Pago; Sean Contrato a precio fijo cuando tengamos mayor certeza de la especificación del entregable y podamos dedicar el tiempo de documentar y proyectar acertadamente!  O sean contratos de tiempo y materiales, donde debemos tener claro que ambas partes juegan al límite de la especificación, el trade-of de tiempo en especificar V/S costo, es inversamente proporcional al trade-of del proveedor, pues si no se especifica, se ajusta con costo al alza!; la importancia de establecer el modelo correcto es vital! Y tan importante como esto es el control de la adquisición, el tiempo que invirtamos en el SOW es inverso, o al menos, conceptualmente inverso al riesgo en la adquisición; junto a la selección adecuada de proveedores, sea por procesos abiertos o adjudicación directa, resulta altamente recomendable que se considere una análisis de los riesgos en la selección.

Tan importante como lo expuesto, resultan las actividades de gestión y control de riesgos, la comunicación del proyecto, identificación y gestion de Stake holders. Estos elementos están interrelacionados de forma que bien administrados provocan resultados que favorecen el proyecto, identificar y anticiparse a riesgos, saber los actores interesados y que pueden dar soporte, y gestionar correctamente la comunicación entre las partes; permite al director del proyecto armonizar esta orquesta de forma de concretar u proyecto exitoso.


Herramientas y Técnicas de Gestión de Proyectos

La gestión de proyecto de acuerdo a la definicion del PMI (2013) es el uso de conocimientos, habilidades y técnicas para ejecutar proyectos de manera eficaz y eficiente. Se trata de una competencia estratégica para organizaciones, que les permite vincular los resultados de un proyecto con las metas comerciales para posicionarse mejor en el mercado

Tomando como referencia esta definición del PMI para la gestión de proyectos, notamos que establece el uso de técnicas para poder ejecutar eficientemente los proyectos, por lo que mientras mas eficientes sean estas técnicas mayor éxitos tendremos en la gestión de nuestros proyectos, tantos personales como en el ámbito laboral. Entre las técnicas para la gestión de proyectos que regularmente son usadas tenemos:

PERT (Project Evaluation and Review Tecnique): Es una herramienta que permite planificar las diferentes tareas de un proyecto, representando graficamente todas las actividades  y se establecen la duracion de cada actividad asi como las relacion que tienen entre ellas. A tráves del PERT podemos encontrar la ruta critica del nuestro proyecto, que es el conjunto de actividades que define el mayor tiempo de duracion del proyecto, por lo que nos define las actividades que hay que prestarle atencion y mantener controlado, para evitar que surjan mayores retrasos dentro del proyecto.

Matriz de Riesgo: esta técnica consiste en  identificar  los principales riesgos que pueden afectar tanto el alcance como los costos, tiempos y la calidad de nuestros proyectos, con el fin de realizar un plan para gestionarlo, donde establezcamos primero suprobabilidad de ocurrencia, el impacto que tendria en el proyecto si ocurre y el conjunto de acciones que podriamos tomar para mitigarlo, transferirlo, eliminarlo o finalmente aceptarlo. Para una gestion efectiva de proyecto es importante hacer una gestion de riesgo proactiva, que prevea los riesgos que pueden afectar el proyecto y que tome las acciones preventiva  a tiempo, esta es una actividad que debe ser reiterativa durante toda la duracion del proyecto, ya que en cada etapa pueden surgir nuevos riesgos.

Dentro de las herramientas para gestionar los proyectos, existen diferentes opciones de sistemas informáticos que ofrecen muchas funcionalidades para gestionar efectivamente los proyectos, sus actividades, sus riesgos y para llevar el control del seguimiento de la evolucion del proyecto. Una herramienta bastante popular y usada por muchas empresas para la gestión de sus proyectos es Microsoft Project, que ofrece toda las funcionalidades estandares para la gestión de lo proyectos, aunque esta herramienta puede resultar costosa para gestionar pequeños proyectos o iniciativas personales.


” Conquistar sin riesgo es triunfar sin gloria”- Pierre Corneille

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Pierre Corneille fue un importante dramaturgo francés del Siglo XVII y esta frase que se le atribuye a él, es sin duda una reflexión para ayudarnos a superar nuestros miedos, a salir de nuestra zona de confort y a asumir riesgos. Pero…¿de verdad es necesario tanto drama en nuestras vidas?
Por eso mismo, para evitar dramas, creo que la ” Gestión de riesgos” es una de las herramientas fundamentales para la gestión de proyectos que sin duda facilitarán la consecución de los objetivos. En mi experiencia, todos los que hemos intentado aplicar de alguna manera u otra una metodología de gestión(sin tener formación o conocimientos) a algún proyecto, estamos habituados desde el inicio a enumerar los posibles riesgos, o incluso a clasificarlos en función del impacto o de su probabilidad… al menos para mi esta matriz no es nueva. Pero en mi caso toda la gestión de riesgos cesaba ahí, y más allá de identificarlos y clasificarlos jamás he realizado ninguna gestión…quizás solo este ejercicio de enumerarlos hace que de manera inconsciente intentes mitigarlos…
Todos, en el día a día, sin aplicar una metodología concreta intentamos hacer gestión de los riesgos…¿no creéis?, se me ocurre un ejemplo, cuando realizo un viaje largo por vacaciones además de las maletas que facturo, siempre llevo una en la cabina del avión con la ropa necesaria para pasar 3 ó 4 días en caso de que me pierdan el equipaje. ¡He aprendido que esto sería una estrategia de mitigación de riesgos!
La planificación de la respuesta a los riesgos, con todas la estrategias posibles, así como la identificación de un responsable para cada una de estas estrategias me ha parecido algo novedoso que no estoy habituada a hacer…
No me veo realizando la gestión de riesgos en mi próximo viaje…¡Creo que el mero hecho de enumerarlos puede hacer que decida no viajar!
Como ya sabéis la ISO9001 en su versión del 2015 introduce el concepto ” Riesgo” y como novedad establece que hay que identificar los riesgos de cada proceso, por lo tanto ,sin ninguna duda ,esta herramienta de ” Gestión de Riesgos” me será muy útil en la adaptación en mi empresa a la nueva versión.
Lo siento Pierre, pero creo que prefiero conquistar corriendo el menor número de riesgos.


LA CADENA CRÍTICA COMO HERRAMIENTA

LA CADENA CRÍTICA COMO HERRAMIENTA

Normalmente cuando iniciamos un proyecto creamos unas estimaciones de tiempo en las cuales esperamos realizar las diferentes actividades, por las cuales estará compuesto nuestro proyecto, partimos de  proyecciones de tiempo donde nuestro mayor dilema es la incertidumbre, pese a ello creamos “colchones” de tiempo es decir si creemos que una actividad “x” nos va a tomar un tiempo estimado de 1 mes damos unos días más previendo posibles cambios o posibles riesgos que se puedan presentar, sin embargo y a pesar de ello en la mayoría de los casos  las tareas no se logran cumplir en dichos tiempos.

Aquí algunas de las razones:

  1. Síndrome del estudiante: Empezar al filo de la finalización del tiempo estimado
  2. Ley de Parkinson: Utilizar todo el tiempo disponible.

Cuando pensamos en estos “cochones de tiempo” lo único que hacemos es aumentar el tiempo del proyecto pues nos preocupa más lograr terminar una tarea a tiempo que terminar el proyecto en el plazo estimado.

Para contrarestar estos eslabones, se utiliza la cadena critica la cual nos permite establecer aquellas holguras de tiempo que tenemos entre una actividad y otra sin afectar el cronograma de las mismas, permitiendo así utilizar el tiempo de actividades que no son tan criticas en las que si lo son, estableciendo en estas ultimas unos amortiguadores de tiempo en puntos estratégicos de la cadena, el éxito de éste método depende de el monitoreo continuo de éstos buffers o amortiguadores que generalmente se ubican la final de una actividad.

Con lo cual logramos gestionar el proyecto en el tiempo adecuado con los recursos de tiempo y coste estimados, muchas veces finalizando un proyecto inclusive antes de lo esperado y con la calidad requerida.

Por ello considero que es una de las herramientas más importantes en la dirección de proyectos, sin dejar de un lado los otros métodos, ya que en mi profesión hablando laboralmente, trabajo para un banco donde mi área que es otorgamientos de crédito funciona con base a los requerimientos de un cliente y con la competencia muchas veces nuestro mayor diferenciación es el tiempo de respuesta que tardamos en generar un otorgamiento de crédito.

Todos nuestros procesos están encadenados de manera que no puedo empezar una actividad sin haber terminado otra, sin embargo he notado que hay actividades que podríamos realizar paralelamente sin que esto afecte la calidad del proceso y más bien si podríamos realizar la gestión en menos tiempo.

Cuando ves las actividades y su cadena critica puedes ver que hay unas que merecen mas atención y tiempo que otras, allí la importancia de determinar cuales forman que equipo, por ello empezaré a utilizar esta herramienta con el ánimo no solo de aplicar el conocimiento sino de brindar a mi empresa un método que nos ayude en la gestión diaria.

Aquí les dejo un interesante ejemplo de la gestión de proyectos.


Herramientas de Gestión de Riesgos para la Dirección de Proyectos

Desde mi punto de vista, las herramientas más útiles y con las que más me identifico en la Dirección de Proyectos, son las relacionadas a la Gestión de Riesgos, lo cual constituye un elemento clave para la toma de decisiones. Muchos proyectos fracasan por no sacar el tiempo y demás recursos necesarios para analizar detalladamente, en cada fase, los riesgos a los que se exponen, y se comete el error de ir tomando acciones correctivas ante las situaciones desfavorables que se presentan, en lugar de tomar acciones preventivas para que las mismas no sucedan o no tengan un impacto muy negativo en el proyecto.

Esto no es algo que deba ser tomado a la ligera, ya que por lo general al iniciar un proyecto se realiza una fuerte inversión en personal, equipos, instalaciones, suministros, y demás gastos financieros, que con el simple hecho de no gestionar adecuadamente los riesgos, pueden verse altamente comprometidos. Cabe destacar que los riesgos no son necesariamente negativos, también pueden ser positivos, y si son identificados debidamente, pueden resultar beneficiosos para el proyecto, por lo que vale la pena preverlos.

Considero que aunque se tengan claros los objetivos, y se realice un buen cronograma, una buena planificación y se cuente con los recursos necesarios, si no se utilizan las herramientas de gestión de riesgos pertinentes, es como caminar en la oscuridad, donde no se sabe con qué se puede tropezar y la magnitud del golpe, que a lo mejor pueda ser leve o por el contrario, nos provoque daños fuertes o incluso irreparables.

Las herramientas y estrategias a las que hago referencia, van desde la identificación, pasa por el análisis cualitativo y cuantitativo, y estrategias de respuesta, y termina en el control de los riesgos:

• Existen numerosas técnicas para identificar los riesgos, tales como la revisión estructurada de la documentación del proyecto, la tormenta de ideas, la técnica Delphi, las listas de verificación, las técnicas de diagramación como el diagrama de espina de pescado, análisis de hipótesis y escenarios utilizados en la planificación del proyecto, entrevistas a personal experimentado, y análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades). Este proceso se sigue repitiendo a lo largo de la ejecución del proyecto, a medida que van apareciendo nuevos riesgos, por lo que debe seguirse analizando en todas las fases y ocasiones en que aplique.
• Las herramientas para el análisis cualitativo, son las matrices de probabilidad e impacto, que utiliza escalas numéricas y no numéricas (p. ej., utilizando rangos de nulo, bajo, medio y alto), para analizar riesgos relacionados a los costes, plazos, alcance, calidad, entre otros.
• Las herramientas para el análisis cuantitativo, son la entrevista (para tomar decisiones acerca de un parámetro concreto como coste o tiempo), análisis de árbol de decisiones (para tomar decisiones antes problemas por parte del empleado), análisis de sensibilidad (para tomar decisiones de inversión), la simulación o Análisis de Montecarlo (para realizar experimentos de las posibles soluciones de un problema matemático).
• Para cada riesgo se utiliza una estrategia de respuesta, la que tenga mayor posibilidad de éxito: eliminación o evitación de la amenaza, transferencia del riesgo, mitigación de la probabilidad o consecuencias de sucesos adversos, aceptación.
• Por último, el instrumento para el control de riesgos por excelencia, son las revisiones de proyecto, y otras herramientas son el análisis de valor de trabajo realizado y la medición de rendimiento técnico para ver las desviaciones de los objetivos del proyecto.

Puedo aplicarlas a mi entorno laboral, partiendo de que un proyecto, según el PMI, es un esfuerzo de carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio único; de modo que las asignaciones que cumplan con estas características pudieran ser objeto de evaluación de riesgo al considerarse como un proyecto, especialmente vale la pena hacerlo con las que generen alto impacto en la organización, por ejemplo de índole económica o que puedan afectar otros proyectos de la organización. Esto sería útil incluso para garantizar la correcta justificación de las decisiones que se tomen y proyectar una buena imagen, generar confianza a los interesados, evitar problemas mayores por gestión inadecuada; o en el mejor de los casos, aprovechar las oportunidades que nos brindan los riesgos positivos, incidiendo sobre los factores que provocan estos riesgos.

Pudiera utilizar las herramientas de identificación de riesgos, como la tormenta de ideas, con ayuda del principal responsable del proyecto (ej. El Director) y una comisión que se designe, también las entrevistas al personal experimentado, para que, basados en las experiencias pasadas y tomando en cuenta el contexto actual de la organización, vaticinar las posibles repecursiones positivas y negativas del proyecto, y tomarlas de referencia para crear una estrategia de respuesta (eliminar/evitar amenaza, transferir riesgo, mitigar o aceptar y continuar con el proyecto) para los principales riesgos identificados.

El análisis del Impacto del Riesgo pudiera aplicarse también y controlarlo en las reuniones del proyecto, revisando la eficacia de las respuestas a los riesgos y verificando si hay nuevos riesgos. En conclusión, en los proyectos en que aplique y sea necesario, podría aplicar estos conocimientos relacionados a la gestión de riesgos, y adaptarlos a la naturaleza de la organización y del proyecto como tal. Y no estaría de más contribuir con la creación de una cultura de prevención de riesgos, propia de la actualidad.


Aprendiendo de las Lecciones Aprendidas

La metodología PMI nos presenta una gran variedad de herramientas para ser utilizadas durante el ciclo de vida del proyecto. Algunas de éstas herramientas son específicas a un proceso determinado, por ejemplo el EDT (Estructura de Descomposición de Trabajo) que se desarrolla específicamente durante el proceso de Planificación: 5.4 Crear la EDT. Esta herramienta sirve de entrada para otros procesos definidos en la Planificación o Monitoreo y Control.

Existen otras herramientas comunes y utilizadas frecuentemente para cualquier etapa del proyecto: el Juicio de Expertos. Ésta herramienta nos brinda la oportunidad de definir una actividad, un plan, un riesgo o un entregable basándonos en el conocimiento adquirido por un grupo de personas en base a experiencias anteriores. Normalmente es personal perteneciente al grupo del proyecto. Sin embargo, éste personal puede ser subcontratado externamente y los conocimientos aplicados para la toma de decisiones no serán de provecho para el grupo del proyecto.

Existe una herramienta transversal a todo el proyecto que rara vez es utilizada. Las Lecciones Aprendidas resulta ser una herramienta de consulta importante para la resolucióin de problemas y conflictos que puedan ocurrir durante el proyecto. Éstas se generan en cualquier momento del proyecto con el objetivo de dejar constancia de las acciones tomadas y enseñanzas obtenidas como resultado de la solución de un imprevisto o problema. El objetivo es documentar esxperiencias para que puedan ser utilizadas por otros grupos en diferentes proyectos. Se pueden dar para los siguientes casos: retraso en la compra de una bien por no especificar hoja técnica, la formulación de estrategias, resolución de conflictos con cierta comunidad, cambios en los métodos constructivos, definición de procesos para la implementación de un sistema de gestión, etc. La información generada resulta valiosa para las personas que se inician en la gestión de proyectos pero vital en cuanto a adquirir conocimientos se refiere.

Durante los 8 años de experiencia que tengo en diversos proyectos, he podido evidenciar que las Lecciones Aprendidas no se usan apropiadamente, es más, no se usan de forma recurrente en los proyectos. Por diversos motivos, ya sea desgano del personal, falta de compromiso, falta de tiempo, desconocimiento, etc. los registros de Lecciones Aprendidas son llenados sólo para cumplir con la sección del Dossier de Calidad cuando deberían ser el punto de partida para un nuevo proyecto y/o la conclusión de un proyecto que nos ha dejado valiosas enseñanzas. Al terminar cualquier etapa del proyecto, siempre debemos realizar éstas preguntas:

Para realizar un correcto registro y obtener el mayor beneficio de esta herramienta debemos considerar los siguientes puntos:

Debemos tener en cuenta que debemos priorizar que lecciones deben ser registradas y almacenadas para evitar acumulación de información innecesaria. Por último, las organzizaciones deben asegurar que ésta información esté al alcance de todo el personal involucrado.

Como se mencionó al inicio, existen una gran diversidad de herramientas para la gestión de proyectos, sin embargo, son muy pocas las que nos dejan enseñanzas y conocimiento para la resolución de problemas. Aprendamos a aplicar correctamente esta herramienta y apoyémos  a que otros proyectos logren los objetivos.


Gestión de Proyectos una herramienta para el siglo XXI

El siglo XXI, es conocido como el de la era de la información, caracterizado por el avance y la expansión de la digitalización y el control de la información. Por lo tanto, donde todo es tan dinámico y rápido, el tiempo es uno de los factores más importantes a tomar en cuenta para las empresas, las personas y los países, es por esto que la Gestión de Proyectos juega un papel tan importante en administrar y lograr culminar la puesta en producción de proyectos, a servicio de la humanidad. La importancia de la gestión de proyecto es tal, que permite ser utilizada en todo tipo de ámbito, desde grandes proyectos de construcción, desarrollo de programas educativos, y hasta la organización de una Boda, siendo una herramienta muy útil para respaldar a las personas y organizaciones del siglo XXI.

Como todo en la vida, la gestión de proyectos tiene limitantes principales, las cuales son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto, así como la planificación de optimizar la asignación de los recursos necesarios para poder lograr los objetivos, por lo tanto, el éxito de los proyectos obedece a lograr los objetivos trazados dentro del tiempo, calidad y alcance establecido.

La gestión de proyectos está conformada por varios enfoques para lograr los objetivos de consecución, desde mi punto de vista una de las herramientas que permite apoyar mejor el logro de nuestros objetivos es el Método de la Ruta Crítica (CPM: Critical Path Method), este determina el camino crítico o la ruta más larga, presenciando los posibles cuellos de botella dentro del proyecto. Al controlar la ruta crítica, contralamos la duración de nuestro proyecto, y logramos administrar mejor el tiempo del mismo.

El CPM lo podemos definir de la siguiente manera: “Es un algoritmo basado en la teoría de redes diseñado para facilitar la planificación de proyectos. El resultado final del CPM será un cronograma para el proyecto, en el cual se podrá conocer la duración total del mismo, y la clasificación de las actividades según su criticidad. El algoritmo CPM se desarrolla mediante intervalos determinísticos, lo cual lo diferencia del método PERT que supone tiempos probabilísticos”. Este es una herramienta eficaz de pronóstico y pueden predecir futuros elementos de un proceso o proyecto. Permiten a los administradores investigar y analizar todas las posibilidades, las dificultades, las ambigüedades e incertidumbres, utilizado para determinar y evitar sorpresas y minimizar el desperdicio dentro de los proyectos.

Conociendo la ruta crítica nos permite a los gestores de proyecto tomar mejores decisiones, siendo clave para controlar la definición del proyecto. El camino crítico es un claro descripto del mismo y con él entenderemos mejor si compensa llevar a cabo o continuar con el mismo. A veces, puede ocurrir que necesitemos reducir la duración total del proyecto, y gracias al CPM, podemos identificar como reordenar nuestros recursos del proyecto, para tratar de disminuir los tiempos de respuestas, además nos permite identificar las actividades cuello de botella (fase de la cadena de producción más lenta que otras, que ralentiza el proceso de producción global), logrando así el control generalizado de los tiempos de nuestro proyecto.

Entonces, para definir el diagrama CPM, debemos tener en consideración los puntos siguientes:

1. Delimitar todas las actividades que constituyen el proyecto a elaborar.
2. Establecer las relaciones entre las actividades, identificar las actividades que preceden y el orden posterior de estas.
3. Cálculo de la red, considerar los tiempos y su tiempo de holgura o la diferencia entre ambos.
4. Al concluir las dependencias entre estas, se realiza la evaluación de la secuencia de actividades que definen el tiempo total del proyecto. Las actividades definidas como la ruta crítica debemos de mantenerla monitoreadas, para lograr un eficiente control, claro sin descuidar el impacto de las otras actividades no involucradas en nuestra ruta crítica, porque un descuido dentro de las que presenta holgura podrían impactar a nuestro proyecto, provocando que esta actividad que no formaba parte de la ruta crítica, pase a formar parte de la misma.

Esta herramienta es de suma importancia desde mi experiencia para mantener el control de los tiempos, además de ser un instrumento poderoso para comunicar prioridades a la gerencia, dando respuesta rápida y siendo beneficioso para nuestros proyectos. Por lo tanto a la hora de delimitar un proyecto, debe de considerarse este dentro de la realización del mismo, sirviendo para administrar y ser más productivos dentro de la gestión del proyecto, aunque resaltó que no debe verse de forma parcializada, por lo que al utilizar el CPM no solo se debe evaluar las actividades que conforman rutas críticas dentro del proyecto, sino también el riesgo que conlleva retrasarse en todas las actividades que conforman el proyecto, haciendo CPM una herramienta muy hábil y eficaz para la gestión de proyectos para el Siglo XXI.


DIRECCION DE PROYECTOS: CUAL HERRAMIENTA ELEGIR ?

La Dirección de un proyecto esta relacionada a la gestión de tres ejes principales: Alcance, costes y Tiempo. Gestionar estos tres ejes en las distintas fases del proyecto demanda la utilización de herramientas y métodos que nos deben permitir planificar adecuadamente las actividades, establecer plazos y estimar los costes.

Seleccionar cuales herramientas serian las mas adecuadas o útiles para gestionar un proyecto, considero que esta selección depende de la naturaleza, dimensión y duración de un proyecto; sin embargo la herramienta EDT creo que si es necesaria en todo proyecto porque te muestra la estructura desagregada del trabajo así sea simple o complejo como un mapa a seguir, es como el documento “guía ” que consolida las tareas, los entregables y las dependencias. Asimismo creo que la lluvia de ideas motiva al equipo o interesados aportar nuevas ideas sobre un problema determinado, inclusive en proyectos personales, una lluvia de ideas no es mas que las ideas que te aportan tus amigos o familiares para abordar tu proyecto.

Si hablamos de un proyecto pequeño, personal y a corto plazo podría utilizarse un diagrama de red AOA o AON donde se definan las actividades y se muestren las relaciones de dependencia entre ellas a través de flechas, para que complicarse mas?

Si estamos frente a un proyecto mas complejo seria conveniente optar por una diagrama de Gantt, donde se consolide todo el calendario de las actividades, sus dependencias y las holguras que permitan tener controlada la ruta critica. Adicionalmente ayuda mucho tener la visualización del control del proyecto.

Con respecto a la estimación del tiempo, depende de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo si hablamos de un proyecto de ingeniería la estimación de los tiempos requiere plazos fijos entonces el método CPM seria el mas adecuado; pero si se trata de un proyecto investigación científica los tiempos se calculan en base a probabilidades por lo que el método PERT seria el mas útil para este caso.

Referente a la estimación de costes, depende de la fase donde se encuentre el proyecto y la complejidad del mismo. Por ejemplo si el proyecto es complejo la Estimación al detalle de los costes seria la mas adecuada hasta el nivel mas bajo de las actividades; por otro lado la estimación de costes en base a cotizaciones es adecuada cuando se requiere proveedores y subcontratistas. Si hablamos de un proyecto simple se podría optar por estimación de costes por analogía tomando como referencia proyectos parecidos.

En mi experiencia profesional, la lluvia de ideas, EDT, el diagrama de Gantt y los costes al detalle han sido las herramientas y métodos mas utilizados y como experiencia personal o familiar sobre proyectos pequeños como un viaje he optado por herramientas sencillas.

 


Técnica o herramienta más útil en la Dirección de Proyectos.

Muchas técnicas son útiles en la dirección de proyectos ya sea desde el punto de vista de tiempo, costos, recursos, calidad, entre otros aspectos. Mencionando algunas:

Dependiendo del área de conocimiento (Gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de costes, gestión de riesgos y gestión de compras) que estemos trabajando, unas nos resultan más útiles que otras. Por ejemplo: el Gantt y el PERT son herramientas del área de conocimiento de gestión del tiempo. Sin embargo la entrevista, la lluvia de ideas, son técnicas del área de conocimiento de gestión del alcance; como la descomposición y el análisis de alternativas son del área de conocimiento de construcción de la EDT/WBS.

Considero más útil el Diagrama de Gantt porque permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista.

diagrama-de-gantt

La visualización del diagrama de Gantt facilita enormemente la comprensión de todo el proceso, ayuda a organizar las ideas, contribuye a establecer plazos realistas y resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el proyecto.

La simplicidad de su estructura y lo manejable de su planteamiento lo configuran como la herramienta ideal para quienes están iniciándose en la Dirección de Proyectos. Desde que tenga la oportunidad de participar en un proyecto utilizare esta técnica.



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