PLAN DE GESTIÓN DE COSTES PARA LAS OBRAS
Si algo me ha enseñado lo que he aprendido en el módulo de marketing es que, antes de comenzar cualquier actividad, el realizar un buen plan que contenga todos los ingredientes que vayan a intervenir en él: objetivos-personal- recursos.
Si trasladamos esto a una obra se traduciría en la realización de un plan para llevar a buen término la misma, desde un punto de vista técnico, económica, calidad y seguridad.
Cuando se comienza una obra, sea esta grande o pequeña, una de las cosas fundamentales es establecer un sistema de gestión y control de costes que sea eficaz.
Hay que pensar que dicho sistema va a involucrar a un grupo muy grande de personas, esto que parece una obviedad muchas veces no se tiene en cuenta, unas porque se piensa que esto solo es cuestión del jefe de obra, otras porque este quiere abarcarlo todo o porque hay falta de comunicación entre las partes (compartimentos estancos). También las prisas del comienzo de obra, que hacen que la gente presuponga este procedimiento, puede a la larga dar problemas.
Así al igual que al comenzar la obra gastamos mucho tiempo, bien empleado no lo dudo, en establecer procedimientos técnicos sobre las diferentes actividades que vamos a realizar, como las vamos a realizar, etc sería conveniente realizar lo mismo para este proceso, el cual nos va a seguir por el tiempo que dure la misma.
Este proceso habría que plasmarlo en un procedimiento de gestión del coste (escrito) que sirva a todos de recordatorio. Se trataría de un documento sencillo y esquemático en el que aparecerían:
- Datos iniciales: Se recogerían todos aquellos datos referentes al proceso: método de cierre, fechas, etc.
- Actores: todos aquellos que vayan a tener que ver con dicha gestión.
- Responsabilidades: aquellas que cada uno, dentro de sus tareas, tengan que realizar y afecten a dicho plan.
- Interconexiones: a quien afecta las responsabilidades realizadas por otro de los actores, traspaso de información entre los actores.
Las interconexiones es quizás la parte más peliaguda del plan pues se trata de establecer relaciones que afectan al personal de la obra y por lo tanto afectan a factores más de tipo psicológico.
Finalmente se colocaría un esquema con los actores y las interconexiones entre los mismos.
Una vez realizado el esquema de este documento, se organiza una reunión con las partes afectadas para plantearlo y escuchar los problemas y cambios que sean convenientes realizar, de manera que todo el equipo se sienta involucrado con el mismo. Con esto conseguiremos mayor aceptación de los mismos, mayor cumplimiento y depuración de responsabilidades en el caso de la existencia de problemas en la cadena.
Más adelante, una vez pasado el primer cierre de obra es conveniente realizar otra reunión donde, una vez se ha puesto en práctica el procedimiento, poder llevar a cabo una revisión del plan para ver la idoneidad del mismo y los posibles cambios a introducir.
Un esquema tipo podría ser el siguiente:
Funciones:
- Jefe de Obra:
- Jefe de producción:
- Jefe de Oficina Técnica:
- Jefe de Administración:
- Encargado:
- Mediciones y Costes:
En donde ( ) serían las interconexiones de dependencia entre los actores.
Ejemplos:
– (6) Encargado entrega a Jefe de producción los albaranes.
– (7) Jefe de Producción entrega a Mediciones Y costes albaranes codificados para su fácil imputación.
Creo que gracias a establecer este procedimiento desde el comienzo de la obra se pueden sentar las bases para conseguir un mayor aprovechamiento del proceso de gestión de los costes y de involucración de todo el personal en los mismos.
Es mi intención el aplicar este procedimiento en la próxima? Obra en que esté, así que ya os contaré.
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11 Dic 2012
por
Joaquín Cerdá Dimas
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