El uso del WhatsApp a nivel empresarial, ¿es realmente fiable?

Con el interés de captar nuevos clientes de forma rápida, eficaz y económica, se ha empezado a usar a nivel empresarial aplicaciones de mensajería instantánea, especialmente la de WhatsApp.

WHATSAPP

Es una aplicación que se suele utilizar tanto para una comunicación interna de la empresa como externa, principalmente por el departamento de ventas que la utiliza para obtener información y cerrar operaciones comerciales de una forma ágil.

Toda empresa, antes de permitir el uso de WhatsApp con fines comerciales, debe conocer los pros y contras de implantar esta herramienta. Son muchas las dudas jurídicas que se deben resolver.

Obligaciones que toda empresa debe cumplir al utilizar WhatsApp.

Inscripción de fichero: En la tarjeta SIM se guarda el nombre del cliente y el número de teléfono, se trata de un fichero que debe ser notificado al Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos para que proceda a su inscripción.

Igualmente, hay que implantar las medidas de seguridad que exige la Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999 de 13 de diciembre y su reglamento de desarrollo a través del Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, con el objeto de cumplir con los deberes de secreto y seguridad.

Informar al titular del uso que se le dará a sus datos personales: Antes de enviar cualquier mensaje a través de WhatsApp, se debe informar al titular que su número de teléfono está siendo utilizado para el envío de mensajes instantáneos a través de dicha aplicación.

Derechos de Protección de Datos: La empresa debe asegurarse que los datos enviados son adecuados y veraces, así como cumplir con el correcto ejercicio de los derechos de protección de datos (acceso, cancelación, oposición, rectificación) que regula la citada Ley.

Términos, condiciones y política de privacidad de Whatsapp.

En el justo momento que la empresa descarga la aplicación y acepta dichos términos, condiciones y política de privacidad, surge el problema de que WhatsApp no garantiza la integridad y seguridad de la información transmitida por el usuario.

También es importante saber que al descargar la aplicación, la empresa cede la totalidad de la agenda de contactos a WhatsApp, lo que puede suponer una transferencia internacional de datos, ya que su central está en Estados Unidos.

Para poder realizar transferencias internacionales de datos a países sin un nivel adecuado de protección, se necesita la autorización previa del Director de la Agencia Española de Protección de Datos, o en su defecto de entidades estadounidenses adheridas a los principios de “Puerto Seguro”.

La empresa española que pretenda implantar la aplicación WhatsApp tendrá que solicitar la transferencia amparada en algunos de los supuestos de excepción que establece la Ley Orgánica de Protección de Datos, ya que las condiciones de contratación de WhatsApp no reúnen las garantías exigidas en las cláusulas contractuales tipo de referencias que estableció la Decisión de la Comisión Europea 2010/87/UE de 5 de febrero de 2010.

En el supuesto que estamos tratando, el consentimiento del cliente es el único supuesto excepcional que permite a la empresa inscribir la transferencia internacional de datos. Es necesario que la empresa elabore unas cláusulas que cumplan no sólo con los requisitos del artículo 5 de la LOPD, también que el cliente reconozca que ha leído el aviso legal y política de privacidad de WhatsApp, para luego autorizar que sus datos se ceden y transfieren internacionalmente a través de dicha aplicación.

Para evitar sanciones con respecto a la Ley Orgánica de Protección de Datos, la empresa tiene que demostrar que el cliente ha manifestado de forma libre, inequívoca y específica el ser contactado por este medio, aún conociendo que puede ser una aplicación no segura y que existe la posibilidad de una vulneración de la Ley.

Las empresas deben ser muy estrictas a la hora de recabar este consentimiento, que se debe hacer por escrito y asegurándose de conservarlo para resolver con éxito posibles incidencias.


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