Herramienta más útil!!!!

LA PLANIFICACIÓN!!!

Lo más importante:
Los gráficos Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas.

Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.


DIRECCIÓN DE PROYECTOS: ¿la herramienta más útil?

En mi opinión, una herramienta útil, a lo que debemos sumar su facilidad de elaboración y rápida transmisión de información, es el Diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt consiste en una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado, modelando así la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto.

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Gracias a esta herramienta podemos planificar nuestro tiempo, siendo lo más aprovechoso, evitando retrasos y costes que estos generan. Además nos sirve para organizarnos, de manera que no realizaremos una actividad secundaria, o una actividad innecesaria, tan sólo necesitamos ojear el diagrama para ver “qué toca hacer”.

Por ello, es la herramienta fundamental en la Dirección de Proyectos, a partir de ella se crean los siguientes pasos, y técnicas.


El tiempo es oro, no pierdas un tesoro

La herramienta que me resulta más útil en gestión de proyectos, son las relacionadas con la gestión del alcance y la gestión del tiempo.

Time-Management

En gestión de proyectos, se denomina alcance, a la suma de todas las acciones y tareas que se han de llevar a cabo para desarrollar el proyecto en su totalidad.

En mi actividad profesional, la cerámica, has de gestionar multitud de tareas y operaciones que están relacionadas y son dependientes unas de otras, ya sea en proyectos de menor o mayor envergadura, como son el control de secados o de los tiempos de espera de las cocciones.

Por ello, considero una herramienta muy útil, concretar cada una de ellas en un diagrama en el que además de distribuirlas según la planificación necesaria, registres el tiempo estimado para cada una de ellas. Posteriormente, durante el desarrollo del mismo, tener instantes de control, en los cuales poder evaluar la planificación realizada, comparándola con el tiempo real empleado, para poder detectar desviaciones y poder en funcionamiento, en caso necesario, estrategias que te ayuden a  mitigar riesgos que estén encauzando al proyecto al fracaso.

Este control y toma de datos, permite ser más consciente de todo el proceso, por un lado ayuda a organizar con más eficacia las tareas y los tiempos; y por otro, servirá de material de consulta, para la planificación de futuros proyectos.

Y no olvidemos que cuando hablamos de tiempo, hablamos de costes, y como tenia escrito mi profesora de primaria encima de la pizarra: “El tiempo es oro, no pierdas un tesoro”

Tiempo-trabajo


A cada cliente su tiempo

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Me gustaría poder realizar con los conocimientos adquiridos sobre gestión de proyectos, una valoración más exacta de los costes de cada tipo de producto que ofrezco a mis clientes como diseñadora de interiores. Hasta ahora es algo que hago de forma intuitiva, estableciendo unos tiempos y métodos según el perfil del cliente y el tipo de proyecto. Y son muchas las variantes y las desviaciones que se producen.
Tal vez una herramienta como ésta, un cálculo más preciso en mente, me permitiría no “salirme del camino” y corregir a tiempo. Pero no es fácil decir a un cliente “se terminó mi tiempo contigo, ya no me resulta rentable”. En trabajos en los que la relación personal es tan intensa hay que tener mucha habilidad para manejarse en estos temas, sobre todo a la hora de ser resolutiva.


Metodo de los hitos de pago en gestión de proyectos

El método se basa en dividir el alcance de proyecto en hitos a los que asignan valores de coste y fechas de terminación determinadas. Los hitos de proyecto suelen coincidir con eventos significativos del proyecto que marquen la separación entre distintas fases del proyecto. Por ejemplo, la revisión crítica de diseño, que marca la división entre el diseño de detalle y el inicio de fabricación de prototipos, podría constituir un hito del proyecto.

El coste de cada hito corresponde a todo el trabajo necesario para alcanzar ese hito, de manera que el coste conjunto de todos los hitos coincida con el presupuesto o Coste Final Presupuestado del proyecto. Una vez determinada la fecha esperada de finalización de los hitos del proyecto y su coste asociado, es posible representar gráficamente los hitos del proyecto.

Pienso que es el más apropiado con mi manera de trabajar, de momento, pero nunca hay que cerrar puertas y si es mas conveniente en un momento de mi vida laboral cambiar por que las condiciones así lo requieran, se estudiará entonces el método de gestión más viable .


Técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos

Actividad 8 – Post

 

-¿Cuál es desde mi punto de vista, la técnica o herramienta más útil en Dirección de Proyectos? y

-¿La aplicaré en mi entorno en el futuro inmediato?

 

Pienso como Alicia y otros tantos compañeros, todos estos métodos de gestión, con nombres tan enrevesados, con formulas tan complicadas, nos parecen planes de grandes empresas para los que hay que estudiar económicas y/o empresariales.

DIBUS

Me recuerda cuando yo estudiaba en el colegio los cálculos elementales o las reglas de tres, y mi madre hacía sus cálculos por “la cuenta la vieja” saliéndole igual que a mi.

 

NIÑO DEBERES                                      DINERO

Todos estas técnicas, sin saber su nombre, y sus fórmulas, son las que cada día, o cada noche, nos hacemos cada uno de nosotros para que los talleres sigan hacia delante y las cuentas salgan y los proyectos finalicen bien.

GRAFICA

Costes del Proyecto, Costes Reales, Valor Ganado….
Es nuestra realidad diaria.

El siguiente esquema también es bastante cercano a la realidad.

FASES DE TODO PROYECTO

  1. Optimismo general
  2. Fase de desorientación
  3. Desconcierto general
  4. Periodo de desbarajuste incontrolado
  5. Búsqueda implacable de culpables
  6. Sálvese quien pueda
  7. Castigo ejemplar a los inocentes
  8. Recuperación del optimismo perdido
  9. Terminación inexplicable del proyecto
  10. Condecoraciones y premios a los no participantes

 


Gestionando en pequeño…

Quizás sea una rústica, una analógica empedernida pero la verdad es que me cuesta adaptarme a las nuevas herramientas.

Y pensar en incorporar un nuevo programa más para ayudarme con la gestión de proyectos, pues sinceramente, me da una pereza espantosa.

Prefiero tirar de agenda y libreta. Hacer los números, apuntar los plazos, las prioridades…

Divido el proyecto en tareas, les aplico una duración y ordeno intentando tirar de sentido común.

Diagramas de Gantt muy sencillos, sin grandes pretensiones.

Soy una empresa minúscula y mi gestión es a medida.

A veces son simples listas pues las actividades no se solapan (sólo intervengo yo así que es difícil).

Pero al hacerlas me hago composición de lugar, me organizo, me tranquilizo al ver que sigo en plazo…

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Técnicas o herramientas para dirección de proyectos.

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Técnicas y herramientas de gran utilidad en diversas etapas y procesos de los proyectos.

 

Herramienta: Algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado.

Sistema de de Control de Cambios: Un conjunto de procedimientos formalmente documentados que definen cómo se controlarán, cambiarán y aprobarán los entregables, y la documentación del proyecto.

Código de Cuentas: Todo sistema de numeración que se utilice para identificar de forma única cada uno de los componentes de la estructura de desglose del trabajo.

Cuenta de Control: Un punto de control de gestión donde se integran el alcance, el presupuesto, el costo real y el cronograma, y se comparan con el valor ganado de la medición del desempeño.

Diagrama de Control: Una representación gráfica de datos del proceso a lo largo del tiempo y comparados con límites de control establecidos, que cuentan con una línea central que ayuda a detectar una tendencia de valores trazados con respecto a cualquiera de los límites de control.

Diagrama de Gantt: Representación gráfica de información relativa al cronograma. En el típico diagrama de barras, las actividades del cronograma o los componentes de la estructura de desglose del trabajo se enumeran en la parte izquierda del diagrama, los datos se presentan en la parte superior y la duración de las actividades se muestra como barras horizontales ubicadas según fecha.

Diagrama de Influencias: Una representación gráfica de situaciones que muestran las influencias causales, la cronología de eventos y otras relaciones entre las variables y los resultados.

Cronograma Maestro: Un cronograma del proyecto resumido que identifica los principales entregables y componentes de la estructura de desglose del trabajo y los hitos del cronograma clave.

Diagrama de Pareto: Un histograma, ordenado por la frecuencia de ocurrencia, que muestra cuántos resultados fueron generados por cada causa identificada.

Matriz de Probabilidad e Impacto: Una manera común de determinar si un riesgo se considera bajo, moderado o alto mediante la combinación de las dos dimensiones de un riesgo: su probabilidad de ocurrencia y su impacto sobre los objetivos, en caso de ocurrir.

Sistema de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS): Un sistema de información compuesto por herramientas y técnicas utilizado para recopilar, integrar y difundir los resultados de los procesos de dirección de proyectos. Se usa para respaldar todos los aspectos del proyecto desde el comienzo hasta el cierre, y puede incluir tanto sistemas manuales como automatizados.

Técnica: Un procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar una actividad para producir un producto o un resultado, o prestar un servicio, y que puede emplear una o más herramientas.

Estimación Análoga: Una técnica de estimación que utiliza los valores de parámetros como el alcance, el costo, el presupuesto y la duración o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad de una actividad similar anterior como base para estimar el mismo parámetro o medida para una actividad futura.

Análisis de Supuestos: Técnica que analiza la exactitud de las asunciones e identifica los riesgos del proyecto causados por el carácter impreciso, incoherente o incompleto de las asunciones. También   conocido como: Análisis de Asunciones; Análisis de Suposiciones; o Análisis de Premisas..

Estos datos  anteriores estan sacados de blog de Dulven A. Nuñez.

 

                                                                             

 

Pienso que todas estas herramientas y técnicas como nos dice Laura, son una receta para llevar a la practica  tanto  en grandes empresas como en pimes. En el contexto de empresa artesana como la mia, si os soy sincero , nunca nos hemos planteado una extrategia de proyecto tan extensa o tan tecnicamente correcta..  Lo que si tenemos claro es donde queremos ir , que camino elegir para ello , cuanto nos puede costar llegare intentar llegar a nuestro objetivo a tiempo…. y  PONERLE MUCHA  MUCHA  MUCHA  ACTITUD E ILUSIÓN (CONTROLADA).

Para  desgranar un poco este concepto aplicamos una serie de criterios como son:

SISTEMA DE CONTROL DE DE PROYECTO:

Que sea un proyecto flexible y adapatado a las necesidades, etico, sencillo y versatil. Debe estar docuemtado correctamente.

CONTROL DE PROYECTO:

EL control de proyecto tiene como objetivo mantener el proyecto alianeado . Las actividades serian:

Estimar en base al alcance del proyecto , valores futuros que posibiliten la toma de decisiones.

Asegurar que las desvizaciones son gestionadas adecuadamente.

Mantener el plan de referencia del proyecto.

foto: JUANMA P.V. // TERRACOTAMERIDA//L.Pérez

JUAN MANUEL PEREZ VINAGRE.

 

 


Tecnología, la mejor herramienta en la direccion de proyectos.

Un buen sistema tecnológico le permite al administrador de proyectos o a la alta gerencia tener éxito no sólo en la implementación del proyecto sino en la rentabilidad de la compañía.

Los elementos que deben considerarse antes de seleccionar un software para la administración de proyectos.

Existe una gama de software para la administración de proyectos, diseñados para apoyar en la planeación, soporte y gestión.

El éxito de los proyectos es fundamental para la rentabilidad de las empresas. Cuando se logra dominar el tema de la administración de proyectos y se logran los resultados esperados en forma repetitiva, se puede volver hasta un proceso tan “adictivo”, que hay compañías que deciden organizar su operación entera como una serie de proyectos. Todo se vuelve un proyecto.

Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades y de pronto se ven con proyectos atrasados o que sobrepasan el presupuesto asignado. Para asegurar que un proyecto alcance sus objetivos, éste debe ser controlado durante todo el proceso, incluyendo las etapas quizá más importantes de estimación y planeación. Especialmente las desviaciones de la ruta definida, deben identificarse, o incluso predecirse, en forma inmediata. Esto permite al administrador de proyectos y a la alta gerencia realizar los pasos necesarios para guiar al proyecto en su camino hacia el éxito.

Existe una creciente gama de software para la administración de proyectos, diseñados para apoyar en la planeación, soporte, gestión y control de los proyectos. Estos son algunos tipos de funcionalidades que deben considerarse al seleccionar el software de administración de proyectos que mejor convenga:

La planeación y programación de proyectos precisa, es esencial para el éxito de cualquier proyecto. El software de administración de proyectos debe ser capaz de planear con total certidumbre la serie de tareas del proyecto para garantizar su éxito desde el inicio.

Por otra parte, la administración de recursos, que incluye al personal, la maquinaria, el equipo, etcétera, proporciona una representación de sus capacidades y disponibilidad. Además, la gestión del tiempo y gastos, así como su aprobación, asegura que los proyectos reflejen con precisión los costos reales.

Una función integral para el reconocimiento de ingresos y facturación asegura el cumplimiento de los requisitos de contrato y otros estándares contables. La incorporación de análisis de proyectos y presentación de informes, combinada con la administración de los procesos de negocio a lo largo del proyecto, debe generar alertas importantes y comunicar el estado del proyecto de forma puntual y al día.

La facturación de proyectos precisa, asegura que las cuentas de clientes sean administradas para mejorar el flujo de caja y la salud financiera de la organización con el mínimo esfuerzo.

La automatización de este proceso, brinda facilidad y comodidad.


Sin duda, método de los hitos de pago

Dentro de los métodos de control que hemos podido conocer para la gestión del proyecto me quedo sin duda con el método de los hitos de pago. Este método nos permite dividir nuestro proyecto en hitos, momentos o actividades principales lo que nos hace más fácil presupuestar el coste y el tiempo requerido para cada uno. Podemos representar en un gráfico los dos camino, el camino proyectado inicialmente donde estimamos los tiempos y costes que llevará cada hito y el camino real recorrido, donde realmente podemos comparar hasta que punto se ha cumplido nuestro plan.

He elegido este método por su sencillez y usabilidad, ya que el método del valor ganado me resulta demasiado enrevesado y complicado para aplicarlo a un pequeño negocio de diseño y artesanía. Como apuntaba una compañera necesitamos métodos que nos faciliten la gestión proyectual, no que nos compliquen la vida y requieran de un tiempo del que no disponemos para esa labor. Al final todos llevamos a cabo proyectos siguiendo el método del sentido común, y esto tiene mucho más que ver con el método de los hitos de pago que con el método del valor ganado.



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