3. El cuaderno de notas (1ª parte)

El primer paso, y probablemente el más importante que se debe dar a la hora de prescindir del papel y tratar de tener organizada la información electrónica es prescindir del tradicional cuaderno de notas. Por experiencia en mí mismo y por la experiencia asesorando a otras personas a la hora de dar este paso, creo que el hecho de prescindir del tradicional cuaderno de notas, y por supuesto de la agenda, aunque de eso hablaremos más tarde, es un punto de no retorno. Quien lo hace ha dejado definitivamente el papel, y tenderá a utilizar toda la información en formato electrónico. Si no es capaz de realizar este paso, no tiene mucho sentido seguir leyendo este blog porque muchos de los capítulos posteriores basculan en torno a la importante gesta que va a realizar en este capítulo.

Antes de indicar los pasos, quiero responder a algunas preguntas que normalmente se plantean a la hora de tomar la decisión de prescindir del cuaderno:

“No voy a poder dibujar“.- Es cierto, la capacidad de dibujo disminuye de forma importante (salvo que se disponga de un dispositivo tipo tablet que no es habitual), pero piénselo un poco. Sus dibujos no ocupan ni un 5% del total de sus apuntes. La herramienta que le voy a proponer permite no obstante hacer dibujos, aunque hay que hacerlos con más tranquilidad y no durante las reuniones por una cuestión práctica. Pero por contra podrá recortar imágenes, copiar páginas web, introducir enlaces a páginas o documentos de sus proyectos, etc. Demasiadas ventajas para que el no poder dibujar suponga un gran problema.
“No sé escribir rápido con el ordenador“.- Aprenderá en no más de 2 semanas. El hecho de utilizar habitualmente este tipo de herramientas permite adquirir velocidades impensables anteriormente en uno mismo. Llegará un momento (no más de 1 mes) donde puede estar en las reuniones mirando a las personas que hablan o exponen y tomando notas a la vez. Sin embargo es conveniente comentar en este punto que el hecho de prescindir del papel genera un empeoramiento progresivo e importante de nuestra capacidad para escribir con papel y bolígrafo a menos que se tomen medidas.
“Se me puede borrar“.- Evidentemente esto puede ocurrir, pero es más probable que se le pierda el cuaderno. Además si habitualmente realiza copias de seguridad de sus documentos ofimáticos, el cuaderno de notas electrónico no es más que un conjunto de ficheros ofimáticos de un peso bajísimo del que puede hacer backup sin problemas.
“Utilizo varios ordenadores“.- Debe tener un buen lío en este caso con los documentos, presentaciones, etc, pero incluso en ese caso tiene la posiblidad de compartir la información de un cuaderno entre varios ordenadores, aunque es una opción que personalmente no recomendaría para nuevos usuarios.
“Es caro“.- Creo que es mucho más barato que el gasto que realizará en cuadernos y bolígrafos.

Superados estos interrogantes que son habituales, vamos en primer lugar a instalar la herramienta. ¿Qué herramientas escoger? Aunque particularmente siempre he sido partidario de utilizar herramientas de software libre cuando las funcionalidades son similares, este será de los pocos casos donde les voy a sugerir utilizar una herramienta propietaria. La razón es bastante sencilla: está uno o dos escalones por encima de las opciones disponibles en software libre que ni siquiera comentaré porque las considero irrelevantes.

La herramienta a utilizar será Microsoft OneNote. Esta herramineta viene incluida en los paquetes Enterprise de Microsoft Office. Si no dispone de la herramienta, puede descargar una versión de evaluación en esta dirección. Entiendo que se va a quedar tan encantado con la herramienta que tendrá pocas dudas sobre su compra ya que en 60 días de utilización regular la herramienta cambia los hábitos definitivamente.

Antes de continuar con algunas normas que aplicaremos para utilizar OneNote, instale la aplicación en un ordenador o ejecútela si ya la tiene instalada. Una vez realizado esto pase a la segunda parte de este post.

1 comentario / 15 jul 2010 por Joaquín López
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2. Tipos de Información

Antes de comenzar a clasificar y organizar el escritorio, una labor importante es saber qué tipo de información manejamos a diario ya que voy a centrar las herramientas, clasificaciones y organización en los tipos de información que se pueden gestionar habitualmente.

Aunque en algún sentido hay tipos de información únicamente entrantes (download) o salientes (upload) entiendo que prácticamente todos los tipos de información que se maneja a diario puede ser tanto entrante como saliente por lo que no voy a realizar ninguna distinción en este sentido.

A primera instancia, diariamente manejamos los siguientes tipos de información:

Notas en general.- Apuntes, notas, incluso ficheros que son producto de las anotaciones diarias, reuniones, etc. Utilizaremos una aplicación específica para almacenar toda la información diaria que recogemos de múltiples fuentes de información.
Correo electrónico.- Por término medio se suelen recibir en torno a 100 correos electrónicos diarios en las más de dos cuentas de correo electrónico que tiene normalmente cada usuario. Ordenar este tipo de información adecuadamente resulta imprescindible para poder acceder de forma fácil y rápida a cualquier comunicación pasada, que en la mayoría de los casos permitirá localizar la mayor parte de los documentos no ubicados en archivos locales o en red.
Ficheros multimedia.- En esta categoría incluiremos todos los ficheros relativos a audio, video y fotografías.
Libros, ebooks y documentación PDF en general.- La documentación más o menos estructurada la voy a destacar como una categoría aparte. En este apartado entraría cualquier documento susceptible de poder leerse bien en el ordenador, bien en un eBook, iPad, smartphone, etc. A grandes rasgos este tipo de información incluye a los documentos en formato PDF, ePUB (eBooks), MOV (Móviles), FB2 (FictionBook), LIT (Microsoft Reader), LRF (Sony), PDB (Palm), PMLZ (PageMaker comprimido), RB (RocketBook) y TCR (Psion).
Ficheros en general.- Cualquier otro fichero con cualquier otra extensión están en esta categoría. Por tanto aquí estarían los ficheros ofimáticos (Microsoft Office, OpenOffice, …), ficheros ZIP/RAR, y ficheros particulares de aplicaciones.

Partiendo de esta clasificación, me voy a centar a partir de ahora en ordenar esta información y en enlazarla adecuadamente para cumplir los tres problemas que me he propuesto resolver en este blog:

Suprimir el papel de la actividad diaria
Ordenar toda la información electrónica de una manera lógica y accesible de forma que pueda ser almacenada de forma indefinida y localizada fácilmente.
Proporcionar una serie de herramientas con prioridad sobre aquellas que sean de software libre, que puedan gestionar, modificar y acceder de forma fácil y conveniente a todos los tipos de información descritos con anterioridad.

Enviar comentario / 20 jun 2010 por Joaquín López
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Indice y Objetivos

La consecución de un puesto de trabajo libre de papeles es una de las aspiraciones que en la actualidad tienen todas las empresas. Este objetivo se encuentra unido al desorden digital de la mayoría de los puestos de trabajo que en la actualidad trabajan con papeles y una acumulación de información electrónica a menudo mal gestionada y desorganizada. La acumulación mal gestionada de la información electrónica lleva a altos grados de ineficacia por la dificultad para localizar la auténticamente útil por una parte y por la imposibilidad de eliminar la que se inútil.

Este blog pretende abordar los problemas mencionados con anterioridad considerando los siguientes objetivos estratégicos:
- Eliminación del papel en los puestos de trabajo convencionales. Esto implica:
  - Digitalización de la información ya existente y organización de la misma
  - Utilización de los ebooks y de sus tecnologías asociadas
  - Sustitución de las libretas de apuntes
- Organización de la información electrónica . Esta información electrónica tiene diversas naturalezas. A efectos de este estudio la información electrónica se divide en los siguientes grupos:
  - Correo electrónico
  - Libros
  - Documentos ofimáticos
  - Apuntes en general
- Utilización del software libre siempre que exista una opción disponible
- Utilización de tecnologías 2.0, con especial importancia hacia el uso de folcsonomías por encima de las taxonomías
- Obtener un puesto de trabajo totalmente digitalizado, que implica:
  - Que sea portable bajo cualquier circunstancia, esto es, que pueda tener accesible toda la información con independencia de la ubicación
  - Que sea redundante, es decir, que la probabilidad de pérdida de información sea extremadamente baja
  - Que implique pocos cambios con el objetivo de vencer la inercia al cambio que es habitual en la mayoría de los usuarios acostumbrados a utilizar el papel
  - Proporcionar un entorno real de puesto de trabajo digitalizado, es decir, no quedarse en la propuesta conceptual sino llegar a un modelo práctico con nombres de herramientas, requerimientos de sistema operativo, capacidad de procesamiento, requerimientos de escalabilidad, etc

Para conseguir estos objetivos he dispuesto un índice tal como se especifica a continuación. Conforme las secciones vayan estando disponibles, las puntos que se encuentran a continuación irán incluyendo los enlaces a la información. Como en cualquier blog esta información es totalmente cambiante, y así lo será el índice que propongo a continuación y la información que vaya depositando en las diferentes secciones:

Indice y Objetivos
Tipos de Información
El cuaderno de notas
Organización de los ficheros
El correo electrónico
La eBiblioteca
Ficheros de audio y video
Recursos 2.0
1. Organización de los marcadores
2. Ficheros pesados
3. Compartición de ficheros ofimáticos
4. Messaging