3. El cuaderno de notas (1ª parte)

El primer paso, y probablemente el más importante que se debe dar a la hora de prescindir del papel y tratar de tener organizada la información electrónica es prescindir del tradicional cuaderno de notas. Por experiencia en mí mismo y por la experiencia asesorando a otras personas a la hora de dar este paso, creo que el hecho de prescindir del tradicional cuaderno de notas, y por supuesto de la agenda, aunque de eso hablaremos más tarde, es un punto de no retorno. Quien lo hace ha dejado definitivamente el papel, y tenderá a utilizar toda la información en formato electrónico. Si no es capaz de realizar este paso, no tiene mucho sentido seguir leyendo este blog porque muchos de los capítulos posteriores basculan en torno a la importante gesta que va a realizar en este capítulo.

Antes de indicar los pasos, quiero responder a algunas preguntas que normalmente se plantean a la hora de tomar la decisión de prescindir del cuaderno:

Superados estos interrogantes que son habituales, vamos en primer lugar a instalar la herramienta. ¿Qué herramientas escoger? Aunque particularmente siempre he sido partidario de utilizar herramientas de software libre cuando las funcionalidades son similares, este será de los pocos casos donde les voy a sugerir utilizar una herramienta propietaria. La razón es bastante sencilla: está uno o dos escalones por encima de las opciones disponibles en software libre que ni siquiera comentaré porque las considero irrelevantes.

La herramienta a utilizar será Microsoft OneNote. Esta herramineta viene incluida en los paquetes Enterprise de Microsoft Office. Si no dispone de la herramienta, puede descargar una versión de evaluación en esta dirección. Entiendo que se va a quedar tan encantado con la herramienta que tendrá pocas dudas sobre su compra ya que en 60 días de utilización regular la herramienta cambia los hábitos definitivamente.

Antes de continuar con algunas normas que aplicaremos para utilizar OneNote, instale la aplicación en un ordenador o ejecútela si ya la tiene instalada. Una vez realizado esto pase a la segunda parte de este post.


2. Tipos de Información

FileAntes de comenzar a clasificar y organizar el escritorio, una labor importante es saber qué tipo de información manejamos a diario ya que voy a centrar las herramientas, clasificaciones y organización en los tipos de información que se pueden gestionar habitualmente.

Aunque en algún sentido hay tipos de información únicamente entrantes (download) o salientes (upload) entiendo que prácticamente todos los tipos de información que se maneja a diario puede ser tanto entrante como saliente por lo que no voy a realizar ninguna distinción en este sentido.

A primera instancia, diariamente manejamos los siguientes tipos de información:

Partiendo de esta clasificación, me voy a centar a partir de ahora en ordenar esta información y en enlazarla adecuadamente para cumplir los tres problemas que me he propuesto resolver en este blog:


Indice y Objetivos

La consecución de un puesto de trabajo libre de papeles es una de las aspiraciones que en la actualidad tienen todas las empresas. Este objetivo se encuentra unido al desorden digital de la mayoría de los puestos de trabajo que en la actualidad trabajan con papeles y una acumulación de información electrónica a menudo mal gestionada y desorganizada. La acumulación mal gestionada de la información electrónica lleva a altos grados de ineficacia por la dificultad para localizar la auténticamente útil por una parte y por la imposibilidad de eliminar la que se inútil.

Para conseguir estos objetivos he dispuesto un índice tal como se especifica a continuación. Conforme las secciones vayan estando disponibles, las puntos que se encuentran a continuación irán incluyendo los enlaces a la información. Como en cualquier blog esta información es totalmente cambiante, y así lo será el índice que propongo a continuación y la información que vaya depositando en las diferentes secciones:

  1. Indice y Objetivos
  2. Tipos de Información
  3. El cuaderno de notas
  4. Organización de los ficheros
  5. El correo electrónico
  6. La eBiblioteca
  7. Ficheros de audio y video
  8. Recursos 2.0
    1. Organización de los marcadores
    2. Ficheros pesados
    3. Compartición de ficheros ofimáticos
    4. Messaging


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